As pessoas que acreditam que elas prosperam no caos normalmente precisam trabalhar sozinhas.

Uma grande parte do sucesso nos negócios está em ser uma pessoa organizada. Mas e se você for uma pessoa desorganizada? Não há nada para se envergonhar. Afinal de contas, você pode nunca ter aprendido habilidades organizacionais adequadas.

Você pode até ser um dos poucos que prosperam no caos, mas ainda precisa aprender a administrar seu tempo – seja organizado por natureza ou não. Quando você não gerencia seus prazos de entrega, os projetos ficam inacabados e tarefas importantes são esquecidas. Isso faz com que você acabe estressado e coloca sua empresa em risco.

A boa notícia é que, seguindo estas dicas, você ficará melhor em administrar seu tempo, não importa o quão desorganizado esteja.

1. Avalie como você gasta seu tempo

Você sempre sente que não há horas suficientes em um dia? Você está frequentemente perdendo prazos? Você já sentiu que não tem tempo para fazer as coisas que gosta?

Claro, há momentos em que você está ocupado e não consegue encontrar um amigo para almoçar. Mas todos nós temos 24 horas por dia. Por que você não pode cumprir um prazo ou encontrar 15 minutos para ler quando os outros podem? Pode ser porque o seu estilo de vida está impedindo você de gerenciar adequadamente o seu tempo.

Por exemplo, se você trabalha 12 horas por dia, precisa determinar o motivo. Você está assumindo muitas responsabilidades? Em caso afirmativo, comece a dizer não e comece a delegar tarefas apropriadas a outras pessoas. Você pode estar trabalhando 12 horas por dia porque está olhando para o seu telefone a cada cinco minutos. Experimente desligar seu smartphone quando estiver trabalhando. Você fará mais em menos tempo.

O primeiro passo no gerenciamento do tempo é avaliar como você gasta seu tempo em tarefas diárias. Você pode usar um aplicativo de controle de tempo ou o velho método de caneta e papel para registrar o que está fazendo, quando e por quanto tempo.

2. Organize seu tempo com sabedoria

O gerenciamento de tempo é difícil. Se você quiser se tornar bem sucedido no gerenciamento do tempo, você precisa começar a usar um planejador. Pode ser uma versão semanal em papel ou um programa de computador – o que quer que você se sinta confortável. Idealmente, ele deve vir com uma função de aplicativo de calendário para que você possa agendar seu tempo de forma mais eficaz, bem como lembrar-se de eventos e tarefas importantes.

3. Planejar, priorizar e acompanhar as tarefas

Muitas pessoas falham no gerenciamento do tempo porque não planejaram, priorizaram ou não cumpriram as tarefas. A melhor maneira de corrigir isso é criando uma rotina.

Para começar, crie uma programação semanal composta de tarefas essenciais, como responder a e-mails. Em seguida, estabeleça os horários definidos para essas tarefas essenciais. Como você já avaliou como seu tempo é gasto, você deve ter uma estimativa de quanto tempo deve reservar para cada tarefa. Seja consistente e mantenha as horas iguais ao longo da semana. Por exemplo, se você verificar seu e-mail às 8h, agende isso às 8h todos os dias.

Para tarefas maiores, divida-as em partes menores. Isso torna a tarefa mais gerenciável; você pode reservar um tempo realístico para trabalhar em cada pedaço.

4. Abandone os maus hábitos

Uma das razões pelas quais você pode estar desorganizado é porque desenvolveu maus hábitos que impedem que você se organize. Se você deseja melhorar o gerenciamento do tempo, é preciso eliminar esses maus hábitos, como assumir mais do que pode suportar. Isso acontece com frequência quando você acaba de iniciar seu próprio negócio e está fazendo tudo sozinho. Como resultado, nada é feito. Aprenda seus limites e como dizer não.

Outro mau hábito é confiar em sua memória. Não importa quão grande seja a sua memória, ela pode falhar. Muitas vezes precisamos nos distrair com outra coisa para não enlouquecer. Leve um caderno com você em todos os momentos para anotar tudo, desde pensamentos e ideias até anotações de reuniões, para que você possa consultá-lo quando precisar.

Ser desorganizado não precisa ser uma maldição. Concentre-se em encontrar uma técnica de gerenciamento de tempo que funcione para você. Só porque uma pessoa teve sucesso usando uma determinada técnica não significa que é ela é a certa para você. Não tenha medo de experimentar várias ideias diferentes até encontrar uma que ajude a gerenciar melhor o seu tempo.

 

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