As reuniões da empresa estão no centro de um negócio bem administrado. Faça as suas tão eficazes quanto possível.

 

As reuniões são um componente essencial da vida da empresa. Eles oferecem aos seus ativos mais valiosos – seus funcionários – tempo para atualizar um ao outro e criar estratégias em um contexto colaborativo.

Se as suas reuniões não produzirem resultados fortes, no entanto, ou muitas vezes desperdiçam tempo, elas poderão ter um efeito catastrófico no moral de seus negócios e funcionários. As reuniões precisam ser mantidas em cheque! Aqui estão cinco maneiras de revigorá-las:

 

  1. Tesla e Space X: preparação minuciosa

Elon Musk é talvez o empreendedor mais conhecido do planeta, e seu estilo de entrevista, muitas vezes despreocupado, pode mascarar sua atitude obstinada em relação aos negócios. De acordo com um ex-funcionário da Tesla no Quora, Musk exige preparação completa de todos os seus funcionários antes do início das reuniões. “Quando nos encontramos com Elon, estávamos preparados”, escreveu o funcionário. “Se você não estivesse, ele deixaria você saber. Se ele fizesse uma pergunta razoável e você não estivesse preparado com uma resposta, bem, boa sorte.”

 

  1. Amazon e Apple: altere o tamanho da reunião.

Você sabia que Jeff Bezos tem algo chamado regra de Duas Pizzas? Um dos elementos mais importantes para ele é o pensamento de grupo, então ele sempre garante que as reuniões sejam pequenas o suficiente para que todos possam contribuir. Há mais pessoas do que duas pizzas poderiam alimentar? Isso é demais.

Steve Jobs teve uma atitude semelhante às reuniões na Apple. Ele tentava reduzir as reuniões para pessoas essenciais e era conhecido por pedir às pessoas que saíssem se ele não sabia por que elas estavam lá.

 

  1. Apple e Facebook: tente agendas rígidas ou relaxadas.

Steve Jobs frequentemente passeava em reuniões, conversava um pouco se ele se sentia sociável e conduzia as reuniões como um fluxo livre de atualizações. Ele iria preencher seus empregados em qualquer coisa que ele considerasse relevante e os funcionários levantariam quaisquer questões relevantes. Isso contrastava com as reuniões de Sheryl Sandberg, COO do Facebook.

Sandberg define uma agenda rígida para reuniões no Facebook e risca cada item à medida que a reunião avança. Se a lista for concluída antes do tempo alocado, a reunião será concluída. Enquanto algumas empresas podem se beneficiar de um formato de reunião um pouco mais livre, permitindo que novas ideias sejam formadas e discutidas, o Facebook parece estar sobrevivendo sem o espaço extra de manobra.

 

  1. Microsoft e Yahoo: altere o tamanho da reunião.

O CEO da Microsoft, Satya Nadella, gosta de ter reuniões de quatro horas com sua equipe de liderança, pois acredita que manter todos na mesma página e evitar o isolamento é essencial para a saúde da empresa. Este é o oposto do Yahoo!, onde a CEO e ex-funcionária do Google, Marissa Mayer, realiza cerca de 70 reuniões curtas a cada semana, com cerca de cinco a dez minutos de duração. Ela acredita que essas pequenas reuniões mantêm as coisas focadas e orientadas a soluções.

 

  1. Google: apontar um tomador de decisão.

Quando Larry Page se tornou CEO do Google pela segunda vez em 2011, ele enviou um e-mail corporativo explicando como realizar reuniões mais eficazes. Uma de suas principais regras era designar uma pessoa para ser o principal tomador de decisões. Essa pessoa seria responsável por chegar a uma conclusão na reunião e decidir o caminho a seguir. Se uma reunião não exigir uma decisão, isso não aconteceria.

Essa pode ser uma regra surpreendente para muitos, já que parece não permitir reuniões de estilo de check-in padrão. Mas talvez as empresas possam sobreviver sem isso hoje em dia. Afinal, há tantos softwares disponíveis para gerenciamento de tarefas que a supervisão deve ser um problema menor do que costumava ser.

 

Conclusão

Seus funcionários são seu maior patrimônio, por isso, certifique-se de que as reuniões da empresa não desperdicem seu tempo. Ofereça a eles um objetivo e uma agenda alguns dias antes da reunião, para que possam se preparar adequadamente. Permaneça no caminho certo durante a reunião e termine declarando claramente o que você precisa e o que foi decidido. Além disso, lembre-se de tornar as anotações e agendas da reunião acessíveis em uma ferramenta colaborativa.

Não tenha medo de experimentar novos estilos de reunião. A cultura da sua empresa pode exigir algo mais único.

 

Imagem cortesia: Pixabay