Você não pode administrar uma organização sem reuniões, mas provavelmente poderia executá-la melhor com menos reuniões.

 

Você acorda e olha para o seu calendário. Você percebe que às 14h, você tem uma reunião de negócios. Há um sentimento instantâneo de medo, e ainda está a horas de distância.

As reuniões têm sido um mal necessário para as empresas, mas podem ser estressantes e demoradas para todos os envolvidos. Reuniões de negócios também estão prejudicando a produtividade da sua organização.

 

  1. As reuniões de negócios desperdiçam tempo e dinheiro

O fato é que a maioria das reuniões é desnecessária e, na verdade, um desperdício de tempo e dinheiro. Muitas vezes, a maioria dos participantes não precisa estar lá. Como resultado, você tem muitos participantes que não estão fornecendo valor. Pior ainda, você os afastou de tarefas mais importantes nas quais eles poderiam estar trabalhando.

Esse tempo desperdiçado é multiplicado pelo número de participantes. Se você tiver oito participantes em uma reunião de uma hora, você perdeu oito horas de trabalho. E isso é apenas para uma reunião! E isso não leva em consideração as horas de preparação que os participantes dedicam semanalmente às reuniões, o que representa cerca de quatro horas para as reuniões importantes.

De acordo com uma pesquisa de líderes de negócios, 92% dos participantes estão trabalhando em multitarefas durante uma reunião – se não estiverem, estarão sonhando acordados ou cochilando. Qual é o propósito de ter uma reunião quando ninguém está envolvido? E esses pensamentos tangenciais podem facilmente levar a descarrilamentos; a maioria das reuniões não tem uma estrutura formal. É fácil para as reuniões não estruturadas saírem do rumo, o que significa que elas podem levar mais tempo do que o planejado – diminuindo a produtividade e aumentando o custo.

 

  1. Eles exigem recursos extras

Você pode não pensar nisso a princípio, mas as reuniões exigem recursos adicionais. Por exemplo, se você tiver uma reunião de almoço uma ou duas vezes por semana com sua equipe, você vai gastar uma pequena fortuna. Mesmo se você tiver uma breve reunião pela manhã ou à tarde, pode haver uma expectativa de fornecer lanches e bebidas.

Você deve considerar esses custos adicionais ao planejar uma reunião. Em vez de uma reunião semanal, você pode ser capaz de realiza-la a cada duas semanas ou até mesmo torná-la uma ocorrência mensal.

 

  1. Existe um custo de oportunidade

O custo de oportunidade é, talvez, o maior custo de reuniões. Cada minuto que cada membro da equipe gasta em uma reunião é um minuto que ele ou ela poderia estar gastando em algo mais importante.

Por exemplo, sua equipe não está trazendo dinheiro para sua organização durante sua reunião semanal de vendas de duas horas. Como isso ajuda sua produtividade?

 

  1. Reuniões matam a criatividade e a inovação

Ficar preso o dia todo atrás de uma mesa não é muito inspirador. Ainda pior é tentar debater ideias com colegas que não estão engajados – lembre-se de que a maioria das pessoas sequer deseja participar de reuniões.

 

  1. Elas simplesmente não são produtivas

Os executivos consideram que 67% das reuniões são fracassadas, com 27% dos trabalhadores admitindo que as reuniões são o principal motivo de ineficiência e falta de produtividade. E é fácil perceber porque, quando nove entre dez pessoas estão sonhando acordadas e 73% estão fazendo outras coisas.

O que é interessante, no entanto, é que esse também é o caso dos membros da equipe virtual. Isso acontece porque os funcionários remotos não podem permanecer engajados porque não conseguem entender a linguagem corporal dos outros participantes.

 

Reserve um tempo para identificar se suas reuniões estão prejudicando sua lucratividade, bem como sobre como realizar uma reunião produtiva. Você pode estar perdendo não apenas tempo e dinheiro, mas também o engajamento e o foco de seus funcionários. E isso é um custo muito alto para a maioria das empresas.

 

Imagem cortesia: Pixabay