O atendimento ao cliente, amplamente definido, significa fornecer aos seus clientes o que eles querem, quando eles querem e como eles querem, de forma amigável e profissional. O atendimento ao cliente é um ingrediente vital em qualquer negócio. Na verdade, uma boa interação do serviço pode aumentar as transações de negócios em até 62% e as transações com consumidores em 42%.

Portanto, a entrega de um ótimo atendimento ao cliente precisa estar em sua mente. Mas quais são as melhores maneiras de oferecer um serviço dinâmico aos clientes? Aqui estão seis dicas para considerar.

 

1. Estar sempre disponível ganha o jogo

Os clientes gostam de saber que as pessoas estão disponíveis para eles – sempre estarão disponíveis para responder às suas necessidades, quer perguntem sobre datas de envio ou características do produto. Atenda telefonemas, e-mails e textos o mais rápido possível, mas certamente dentro de 24 horas.

Se um cliente está perguntando sobre algo que você precisa verificar, seja especificações do produto ou uma data de faturamento, não deixe isso interromper a rapidez da sua resposta. Diga ao cliente que você precisa examinar minuciosamente a folha de especificações quando você estiver de volta ao escritório ou se precisar checara contabilidade. Os clientes apreciarão que suas necessidades estão em sua mente.

2. Ouça suas necessidades, não sua cota

O melhor atendimento ao cliente vem de pessoas ouvindo outras pessoas. Todas as empresas têm necessidades. Os produtos e serviços são comprados para que essas necessidades sejam preenchidas. Se a sua empresa está oferecendo bens e serviços que se interagem apenas com determinado software, por exemplo, pode ser um problema genuíno para empresas que já investiram em um tipo de software diferente.

Ao invés de sugerir que o cliente mude algo sobre o qual eles já colocaram capital e tempo de treinamento, ouça porque eles o usam. O seu produto pode ser reconfigurado para se adequar ao que já possui? Se assim for, você pode vir a ser visto como uma estrela do serviço ao cliente.

3. Use um sistema de atendimento telefonico

A resposta rápida a um cliente geralmente ocorre por e-mail ou mesmo texto. Você pode não estar em um lugar onde você possa fazer uma chamada durante o dia, especialmente onde você deseja estabelecer as bases para um serviço ao cliente ainda melhor, como ouvir atentamente e tomar notas. Você poderia estar em reuniões ou coordenando outros setores. Os próprios clientes também podem estar fora do escritório e nem sempre são acessíveis por telefone.

Mas uma conversa direta geralmente irá fornecer informações e dados que a comunicação puramente eletrônica não pode. Pode ser percebido como mais amigável se comunicar por telefone do que por e-mail, também. Por essas razões, a comunicação telefônica precisa fazer parte do seu plano de negócios. Um sistema de atendimento telefonico responde todas as suas chamadas e garante que você nunca perca uma, de forma profissional e precisa. Isso assegura aos seus clientes que eles podem alcançá-lo a qualquer hora e em qualquer lugar.

4. Treine sua equipe

Todo o pessoal que lhe oferece suporte precisa ser treinado em seu papel em relação aos clientes. Eles precisam ser capazes de responder a perguntas que não precisam de sua atenção, por exemplo.

Certifique-se de ter focado na etiqueta de negócios também. Enfatize a necessidade de ser educado. Isto é especialmente importante se você tiver uma equipe jovem que possa pensar que as regras das mídias sociais se aplicam nos negócios. Nem todas fazem. Além disso, certifique-se de que sua equipe sabe estar disponível para os clientes pelo seu nível de suporte. A regra de 24 horas também deve estar vigente para eles.

5. Familiarize-se com o seu produto

Não espere que um cliente fique impressionado se fizerem uma pergunta de rotina sobre seu produto ou serviço, e você não puder respondê-lo de pronto. Sim, pode haver momentos em que uma questão requer conhecimento especializado e você precisará verificar. Mas você deve estar familiarizado com o seu produto para responder a maioria das perguntas naturalmente.

A familiaridade do produto é, em parte, uma questão de experiência. Mas se você está apenas começando ou fornece tantos produtos que recordar todas as informações é um desafio, aproveite o tempo para se familiarizar com eles em seu tempo livre. Estude os produtos como se você estudasse para um teste até que você os conhecesse de trás pra frente. Dessa forma, você poderá falar com habilidade sobre o que você pode fornecer.

6. Coloque um plano de feedback em ação

Um loop de feedback contínuo é ideal para dirigir um melhor serviço ao cliente. Os clientes informam o quão bem você atendeu às suas necessidades. Se tudo está bem, ótimo! Se houver áreas em que você precise intensificar seu trabalho, você saberá especificamente sobre elas. Então, você se esforça para melhorar nas áreas onde eles gostariam de melhorar – e o ciclo de feedback continua.

Idealmente, um plano de feedback fornece feedback em tempo real. Apenas entregou um novo e importante sistema? Esse é um bom momento para pedir comentários sobre tempo, conhecimento, qualidade de serviço e assim por diante. Se você precisa de um feedback, certifique-se de fazê-lo imediatamente. Caso contrário, os clientes podem não se lembrar de sua experiência – e pode ser irritante ter que fornecer feedback após o fato.

O atendimento ao cliente é uma parte importante de qualquer negócio. Use estas dicas para ajudar sua empresa a se destacar com ela.

 

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