Seu calendário se torna muito mais gerenciável quando você deixa de preenchê-lo com tarefas que você poderia delegar ou automatizar.

Empreendedor, em muitos casos, tornou-se sinônimo de mártir. Os fundadores dormem o mínimo possível, prometem tudo o que podem e preenchem seus horários até a borda, num esforço desesperado de fazer tudo de uma só vez.

Previsivelmente, essa obsessão com uma monumental lista de tarefas está prejudicando, não ajudando, a produtividade dos empreendedores. A multitarefa, que tem sido repetidamente provada ineficaz, é inevitável quando as pessoas tentam fazer demais. A Time informou no ano passado que a multitarefa prejudica as habilidades de tomada de decisão. A Harvard Business Review recentemente cobriu a pesquisa desmentindo o mito de que as mulheres são naturalmente talentosas em multitarefas. Os fatos são simples: a multitarefa não funciona.

Por que, então, os empreendedores modernos que se orgulham da eficiência e da confiança em dados continuam acumulando muitos projetos e tarefas em suas agendas? Trabalhar com mais afinco não adiciona mais horas ao dia: apenas faz com que os dias pareçam mais longos. Em vez de esgotar-se através de prometer mais do que pode cumprir, os empresários precisam aprender a limpar seus horários para fazer mais.

 

A ciência de fazer menos para conseguir mais.

No início deste ano, Selin Malkoc e Gabriela Tonietto publicaram um artigo chamado Activity Versus Maximization. A pesquisa do par se concentra em como as pessoas equilibram o quanto elas realizam com a qualidade de seus resultados.

De acordo com este estudo, o overscheduling leva ao que os pesquisadores chamam de “fome do tempo”, a impressão de que não há horas suficientes para fazer tudo. A fome de tempo acarreta uma variedade de consequências, incluindo diminuição da produtividade e efeitos negativos para a saúde.

A fome de tempo é uma ameaça persistente para empreendedores com um milhão de demandas em seus horários. Com os investidores para tranquilizar, acordos para fechar e projetos para concluir, a maioria dos proprietários de empresas mantém um controle rígido sobre seus cronogramas para evitar perder algo importante. No entanto, os pesquisadores argumentam que esse desejo de controle tem o efeito oposto quando colocado em prática.

Malkoc e Tonietto sugerem uma alternativa que eles chamam de “programação aproximada” para corrigir o desequilíbrio. Usando agendamento aproximado, as pessoas lidam com tarefas por prioridade, não por tempo. Se algo cair da lista, então não deve ter sido importante o suficiente para superar qualquer outra coisa.

O agendamento rigoroso exige que os empreendedores se tornem especialistas para determinar o que é importante para as empresas e o esforço desperdiçado. Por mais assustador que pareça, porém, a programação aproximada é muito superior às alternativas

atuais. Um empreendedor que faz três coisas bem é muito mais valioso para a empresa do que um que faz oito coisas malfeitas.

 

Domine a arte do agendamento.

Fazer mais fazendo menos não é um conceito fácil de dominar. No entanto, com um pouco de prática de mentalidade e um ajuste de prioridades, qualquer empreendedor pode superar a fome de tempo.

Comece priorizando as tarefas mais importantes. Os investidores geralmente têm muito a dizer sobre quais devem ser as prioridades, mas a resposta correta depende da empresa que fez a pergunta. Alguns se concentram mais em aquisições de clientes, outros na margem de lucro. As empresas mais inteligentes, no entanto, concentram-se nas tarefas que colocam dinheiro nos cofres da empresa antes de qualquer outra coisa.

Em seguida, aprenda a delegar tarefas que não exigem a sua atenção direta. Uma pesquisa da Harvard Business Review descobriu que os CEOs gastam 25% de seu tempo fazendo o trabalho que os computadores poderiam fazer. A semana de trabalho média de um empreendedor é de 64 horas, o que significa que eles poderiam ganhar 16 horas por semana (dois dias úteis padrão) apenas automatizando as tarefas básicas.

Envie representantes para reuniões que não exigem sua presença. Confie em desenvolvedores e vendedores para fazerem bem seus trabalhos. Abandone o micro gerenciamento. Em pouco tempo, semanas que costumavam ser preenchidas até a borda com compromissos vão se tornar muito menos lotadas – perfeito para que os empreendedores possam usar esse tempo para escalonar suas empresas.

A melhor maneira de limpar um cronograma, no entanto, não é preenchê-lo em primeiro lugar. Aprenda a dizer “não” sempre que possível. Se outra pessoa puder fazer o trabalho, outra pessoa deve fazer o trabalho. Aprenda a delegar, não só pelo bem de sua sanidade, mas também em prol da produtividade. Pratique o agendamento, diga “não” com mais frequência e recupere todo o tempo perdido.

 

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