Como líder, você está naturalmente consciente da necessidade de planejar o conteúdo a ser abordado em uma reunião, de modo a você consiga conduzir e maximizar o sucesso em seu encontro. Mas como lidar quando ocorre algo inesperado?

Aprender a lidar com o imprevisível nas reuniões é algo fundamental para a sua carreira. Pode ser a maior habilidade que o caracterize como um bom executivo, e pode ser a grande diferença entre você e os demais funcionários e executivos de sua empresa.

Uma das melhores coisas que você pode fazer por sua carreira é tentar dominar a arte de realizar um discurso improvisado. Com isto, você não apenas melhorará sua oratória, como também ganhará destaque em reuniões e momentos de encontros com colegas de empresa, parceiros e colaboradores.

Para melhorar o seu discurso improvisado e aumentar sua presença executiva no momento, siga estes simples fazer e não fazer:

 

  1. Controle o tempo

 

Saber controlar o tempo é algo essencial para que você consiga pensar sobre a melhor maneira de responder. Você pode tomar um copo de água para ter uma pausa natural, repetir a questão como a primeira parte da sua resposta, ou fazer perguntas claras antes de responder. Como um bônus, ser lento e deliberado em sua resposta pode fazer você parecer mais pensativo e estratégico.

 

  1. Tenha um formato de resposta

 

Antes da sua reunião, pense em uma estrutura para uma resposta improvisada. Mesmo que você não saiba o que você colocará como resposta até o último minuto, ir a uma reunião com algumas respostas já estruturadas ajuda você a ser melhor organizado para que você possa responder mais rápido e com maior clareza.

Monte uma lista. Indique que existem, por exemplo, três elementos que responderiam ao tópico. Mesmo se você não tenha descoberto exatamente quais são esses elementos, ao declarar um número, você poderá concentrar sua atenção na identificação deles.

Escolha um ponto chave. Use uma ideia central para enquadrar o resto de sua discussão. Isso ajudará seu cérebro a desenvolver a resposta, e eliminará o ruído de outros detalhes menos importantes.

 

  1. Conte uma história

 

Exemplos reais trazem pontos para serem considerados. Pense no que você encontrou recentemente em relação ao ponto questionado e compartilhe um exemplo concreto na forma de uma história.

 

  1. Peça comentários

 

Depois que terminar de falar, procure um colega de apoio para desenvolver comentários sobre seu discurso improvisado. Não pergunte apenas o que você poderia melhorar; também pergunte especificamente sobre o que você fez de bom. Saber o que fez de melhor irá ajudá-lo a identificar a estrutura e os processos que você pode adotar como padrão.

 

  1. Não se esquive

 

Se você não sabe a resposta, basta dizer: “Eu não sei. Vou pesquisar a resposta, e em nosso próximo encontro responderei para você”. Pode parecer uma coisa absurda, mas ser sincero sobre não dominar todos os conhecimentos, mas indicar o desejo de saber mais conta como um ponto positivo em uma reunião.

 

  1. Não fale rápido

 

Muitos de nós tendem a falar muito rápido quando estão nervosos na esperança de esconder que não sabemos o que virá depois. Falar muito rápido apenas fará com que você diga muitos “ahn” “bem” “eh” para preencher o espaço de tempo necessário para desenvolver uma resposta, e lhe dá menos tempo para pensar.

 

  1. Não use muitas palavras

 

Nós também tendemos a falar muito quando estamos nervosos. Pare de falar quando você conseguir responder ao seu ponto principal. Você pode criar uma oportunidade para que seus colegas falem por você, ou questionem pontos que possam te ajudar a desenvolver ainda melhor seu discurso.

 

  1. Não se altere com as perguntas

 

Há um motivo pelo qual seu público perguntou algo: porque eles não conhecem a resposta, e eles confiam em você para perguntar, ou para descobrir. Sente-se por um momento, em seguida, empregue uma estratégia.

Embora seja impossível antecipar todas as dificuldades potenciais em uma reunião, a preparação para o não planejado permite que você permaneça relaxado no momento e pareça equilibrado e articulado. Você fornecerá mais valor para o seu público e se parecerá com o líder que você é.

 

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