Se reuniões improdutivas estiverem prejudicando seu negócio, a culpa é sua.

 

Seus funcionários participam de 62 reuniões por mês e consideram metade desse tempo perdido. Mesmo assim, você pode pensar que eles estão construindo camaradagem, encontrando soluções ou cortando ineficiências através da comunicação direta.

É comum que as empresas tenham reuniões permanentes para atualizações de status e vínculos de equipe, e é ainda mais comum as pessoas adiarem discussões inconvenientes sugerindo: “Vamos marcar uma reunião para falar sobre isso na próxima semana”. Enquanto suas intenções são nobres, os resultados causam estragos silenciosos. É por isso que sugerimos o seguinte:

 

Declare guerra às reuniões.

Isso não significa acabar com as reuniões completamente. Na verdade, às vezes eles são uma forma necessária de comunicação; feito de forma correta, elas fornecem alinhamento de equipe extremamente valioso. Ao invés disso, limite o número de reuniões que sua equipe terá. Treine sua equipe, uma vez que esforços intensivos em tempo e dinheiro resultarão em melhores resultados para todos.

 

Lembre-se da cultura da sua empresa.

De reuniões individuais a reuniões em toda a empresa até insights trimestrais, o objetivo de suas reuniões deve ser permitir que seus funcionários obtenham uma melhor compreensão de como contribuir, compartilhar idéias e trabalhar melhor em equipe. Essas reuniões nos permitem gerar as melhores idéias, aprimorar os melhores talentos e responder mais rapidamente às oportunidades.

Claro, essas reuniões não são necessárias, e muitas empresas optam por eliminar reuniões que não são apenas executivas, considerando-as uma perda de tempo (e tempo é dinheiro). Eles simplificam o processo fazendo com que executivos seniores tomem todas as decisões; Em seguida, eles dizem a seus gerentes intermediários para executar essas decisões. Se as metas forem cumpridas, os bônus serão pagos.

Se as metas não forem cumpridas, os trabalhos serão revistos (o que significa que as pessoas podem ser substituídas). Os funcionários não têm a oportunidade de questionar a decisão ou mesmo sugerir uma solução melhor. Nesse caso, apenas espera-se deles que o trabalho seja feito e as metas sejam cumpridas.

 

Às vezes sua agenda estará cheia de reuniões, ou você terá um punhado de pessoas em seu escritório te perguntando por que estão trabalhando em determinado projeto e você pode se encontrar sem palavras para explicar seus pressentimentos; nesses momentos você simplesmente gostaria de ter tempo para delegar e apenas exigir os resultados.

Durante esses momentos, olhe em volta e veja todas as pessoas incríveis que você tem em sua equipe e o que vocês criaram juntos. Pergunte-se se as coisas seriam as mesmas se você tivesse optado por abolir as reuniões de equipe.

 

Lute sua guerra da melhor maneira

Se você considerou a cultura de sua empresa e determinou que precisa manter algumas de suas reuniões para manter o sucesso da tomada de decisões que teve até agora, você talvez ainda precise trabalhar na eliminação de reuniões específicas, emergências ou puramente técnicas que podem ser danosas.

Antes de aceitar o agendamento ou participar de outra reunião para tratar dos mesmos assuntos, faça a si mesmo estas perguntas:

 

Uma reunião é necessária? Existem opções que exigem menos tempo?

O trabalho e/ou as discussões necessárias podem ser realizados por email? Você poderia configurar um sistema para que as pessoas simplesmente se comuniquem quando sua parte de um projeto é feita para que a próxima pessoa possa começar?

 

Quem realmente precisa estar lá? Todo mundo é necessário ou alguns participantes são opcionais?

Se você não acha que todo o período de 60 minutos exige sua participação, ofereça sua opinião por e-mail ou peça que a parte que precisa ser trabalhada seja movida para frente da agenda para ter algum tempo de retorno. Você simplesmente quer que a opinião de uma pessoa garanta que você não está esquecendo nada, mas ela não deve executar as decisões tomadas? Pergunte a ela antes da reunião.

O que posso fazer para garantir que a reunião seja focada e totalmente interativa? Existe uma agenda clara? Todos os materiais necessários foram compartilhados?

Se o organizador da reunião não enviar uma agenda com antecedência, a reunião deverá ser cancelada; Isso alertará sua equipe de que o tempo das pessoas é valioso e não será desperdiçado. Para esse fim, você também deve definir algumas regras básicas: aparecer na hora e preparado; desligue seu telefone e participe plenamente.

Toda reunião deve terminar com resultados claros que os participantes possam consultar. Isso significa que alguém precisa ser encarregado de tomar notas fáceis de entender, que incluem itens de ação com responsáveis e prazos. Para evitar que isso pareça um fardo, mude a pessoas designada pela ata a cada reunião.

 

Essas perguntas devem identificar quais reuniões emergenciais precisam ser mantidas – e transformadas em reuniões regulares. Ao criar reuniões regulares, você cria estrutura e elimina a necessidade de adições de última hora.

As reuniões em si não são o problema; mau planejamento, sim. Ao travar guerra contra reuniões improdutivas, a sua equipa pode não só poupar tempo e dinheiro, como também pode utilizar ambos para conseguir mais.

 

Imagem cortesia: Pixabay