Da produtividade à moral da empresa, aqui estão os muitos benefícios de delegar responsabilidades.

 

Pare-me se você já ouviu isso antes: você precisa delegar se quiser ser um líder mais eficaz.

Delegar às pessoas certas é importante para os empresários e donos de empresas por muitas razões. Sim, isso economiza o seu tempo que você pode gastar em mais tarefas de alto valor. No entanto, essa não é a única razão pela qual a delegação adequada é tão importante na administração de uma empresa. Ela também prepara funcionários para promoção e maiores responsabilidades.

Se você quiser ajudar os principais membros da equipe a alcançar suas metas, avançar em suas carreiras e fornecer mais valor à sua empresa, é essencial aprender a delegar como um bom líder.

 

  1. Entenda o que está impedindo sua delegação agora.

Frequentemente, os chefes do micro gerenciamento evitam delegar devido ao medo de que o trabalho não seja feito “certo”, ou uma crença de que levará mais tempo para explicar do que simplesmente fazer você mesmo.

Delegação eficaz pode exigir um pouco mais de tempo e atenção. Mas é assim que todos aprendemos novas habilidades – por repetição e prática. Quando o funcionário aprende como lidar com essa tarefa com eficiência, o investimento compensa em mais tempo e espaço para você, além de aumentar a produtividade da sua empresa.

Outra razão comum que os chefes recusam a delegar é que eles se sentem muito sobrecarregados para se sentar e descobrir o que delegar. Nesse caso, é difícil, mas necessário, forçar-se a gastar um pouco de “capital de tempo” agora, para ter mais dele no futuro.

 

  1. Saiba o que delegar e o que manter.

Decidir quais tarefas delegar às vezes pode parecer uma tarefa avassaladora. Pense nisso em termos de gerenciamento de tempo. Primeiramente, você deseja identificar dois tipos diferentes de tarefas:

  • Tarefas que não estão dentro de sua qualificação principal: Você poderia executá-las, mas isso levaria mais tempo do que alguém com muita experiência e habilidade nessa área.
  • Tarefas que qualquer um pode fazer: Se alguém conseguir concluir essas tarefas, elas não precisarão da sua atenção especial.

Pense em criar um website ou publicar um novo conteúdo no site existente. Claro, você pode aprender WordPress ou qualquer outro sistema de gerenciamento de conteúdo. E não é realmente difícil formatar, revisar e publicar uma página na web atualmente.

Mas quanto tempo vai levar para você para realizar essa tarefa? Quanto tempo levaria um membro da sua equipe de TI que come, dorme e respira o trabalho do site? Líderes eficazes realizam esse tipo de delegação de sucesso repetidas vezes.

 

  1. Crie um processo de delegação.

Para tornar a delegação uma parte ininterrupta do seu fluxo de trabalho, pense em criar um sistema de negócios que suporte a delegação de todos os tipos de tarefas.

Comece com um exercício de gerenciamento de tempo em que você analisa como você gasta seus dias. Faça uma lista de todas as tarefas específicas que precisam ser delegadas e, em seguida, pense em um ou mais funcionários que seriam adequados para essas tarefas.

Outra maneira de criar uma abordagem mais sistematizada para a delegação é criar um modelo simples para memorandos de delegação (ou mensagem de e-mail, se isso for mais conveniente para você). Use campos designados para o seguinte:

  • Uma definição clara da tarefa: A delegação geralmente falha nas instruções. “Aqui, cuide disso” não é informação suficiente para que seu funcionário atinja suas métricas de desempenho desejadas. Seja claro. “Escreva um resumo de 500 palavras da nossa nova linha de produtos. Apontar para uma audiência de investidores e parceiros de negócios.”
  • O prazo: Fornecer uma data de “entrega” mantém a tarefa delegada em andamento.
  • O contexto, se aplicável: Explicar onde uma tarefa se encaixa no quadro de negócios maior ajuda o funcionário a assumir a responsabilidade de maneira mais eficaz.

Utilize quaisquer notas ou orientações breves que facilitem a conclusão da tarefa com êxito para o seu empregado, especialmente se for a primeira vez que realizam uma determinada tarefa.

 

  1. Mantenha-se atento.

Acompanhar tarefas delegadas é muito importante. Para projetos maiores, peça briefings regulares para se certificar de que você está no topo do progresso geral. Para ser um delegante de sucesso, você precisa deixar algum grau de controle, por isso, não gerencie demais. Apenas verifique se você está ciente do status atual e se está disponível para responder a perguntas.

 

  1. Dê acesso total aos recursos necessários.

Por fim, certifique-se de que as pessoas a quem você delegar qualquer tarefa tenham acesso aos recursos de que precisam para concluí-la com sucesso.

Delegação ineficiente ou inexistente muitas vezes reduz a falta de confiança, que muitas vezes se torna uma profecia realizável: “Está vendo? Eu tentei delegar, mas eles estragaram tudo. Eu tenho que fazer tudo sozinho”.

Em vez disso, capacite seus funcionários a se sentirem como se estivessem fazendo contribuições valiosas e sejam confiáveis para lidar com novas responsabilidades. Parte desse empoderamento significa dar aos seus funcionários acesso às pessoas, equipamentos, informações e materiais de que precisam para fazer um bom trabalho. Como resultado, eles ganharão mais autoconfiança e alcançarão mais.

 

Imagem cortesia: Pixabay