Essas quatro mudanças podem ajudá-lo a eliminar as ineficiências que reduzem a receita.

As pequenas organizações têm seus próprios problemas, mas não precisam se preocupar com problemas de comunicação ou processos repetitivos quando toda a equipe pode caber em uma única sala. À medida que mais pessoas se juntam à empresa e surgem estruturas organizacionais mais rígidas, os problemas e as ineficiências podem se infiltrar na rotina do dia a dia.

Por mais frustrante que esses problemas possam ser, eles também são evitáveis. Para otimizar as operações, você não precisa reconstruir tudo do zero: basta focar nos principais problemas por trás do estresse.

Os empreendedores têm muito em seus pratos, o que significa que raramente têm tempo para revisar os processos existentes. No entanto, essas revisões podem produzir resultados comparáveis ao desembarque de vários clientes importantes. Pesquisas de mercado descobriram que as empresas perdem de 20% a 30% de sua receita em ineficiências todos os anos. Se você gastasse pouco tempo para conseguir um cliente que aumentasse sua receita em até 5%, não o faria?

As ineficiências se tornam mais impactantes conforme os processos aumentam, por isso, não deixe sua receita escapar sem uma briga. Siga estas dicas para otimizar seus processos internos e criar fluxos de trabalho escaláveis.

1. Agilizar os recursos humanos antes de uma crise, não depois

Os fundadores adoram funcionários que trabalham por mais do que um contracheque e benefícios, mas a realidade é que as pessoas precisam que a empresa mantenha o foco do negócio nesse aspecto também. Um movimento errado pode fazer com que um funcionário importante saia, de modo que os processos de recursos humanos (RH) merecem uma consideração antecipada. Os procedimentos de RH que garantem o pagamento pontual e criam um ambiente de trabalho positivo são componentes essenciais de qualquer empresa que tenha funcionários felizes.

Para manter o RH funcionando sem problemas em seu negócio, considere o uso de ferramentas melhores para simplificar os processos comuns. Procure por aplicativos que oferecem um produto intuitivo que serve como um balcão único para folha de pagamento, rastreamento e benefícios.

A entrada manual de dados não é mais uma tarefa exigida na folha de pagamento. A sincronização automatizada de dados em uma plataforma de um único sistema elimina o potencial de erros de dados. Isso não apenas economizará o tempo do seu RH e dos administradores de folha de pagamento, mas reduzirá o risco de erro humano e imprecisões de pagamento.

2. Invista em líderes e confie neles

Sua empresa pode ter muitos gerentes, diretores e vice-presidentes, mas se eles sentirem que seus papéis não vêm com a autoridade apropriada para agir, eles prejudicam mais os negócios do que ajudam.

Não promova apenas seu melhor vendedor para liderar a equipe de vendas e o melhor programador para liderar a equipe de desenvolvimento. De acordo com estudos, os principais vendedores que ganharam promoções para o gerente causaram uma queda média de 7,5% nas vendas de seus departamentos.

Escolha seus líderes não baseando-se em quão bem eles fazem seu serviço agora, mas em quão bem eles inspiram os outros e lidam com as pressões da liderança. Procure pessoas que saibam treinar e encorajar, desenvolva essas habilidades por meio de treinamento, novas experiências e projetos maiores. Quando seus líderes estiverem no lugar, recue e deixe que eles lidem com as coisas do seu próprio jeito. Eles não farão tudo da mesma maneira que você faria, mas se você lhes der as ferramentas e a autonomia, eles ainda farão o certo.

3. Forneça backup para sua equipe de atendimento ao cliente

O atendimento ao cliente de hoje é uma proposta sempre ativa. Aqui está um lugar onde um pequeno investimento em novas tecnologias, como inteligência artificial, pode melhorar drasticamente a eficiência, facilitando a vida dos clientes.

Felizmente, os bots não dormem ou comem. É claro que preparar o seu bot para servir os clientes requer dados front-end – idealmente centenas de milhares de conversas de exemplo – mas você pode começar com um híbrido humano-chatbot. Com essa abordagem, o bot responde a perguntas comuns, enquanto um humano assume as mais complexas. Então, conforme os dados são construídos e o modelo amadurece, você pode realizar a automação completa.

4. Realize menos reuniões e depois reduza o tempo de cada uma

Gerentes ruins realizam reuniões para se sentirem como se estivessem contribuindo. Bons gerentes realizam reuniões porque a equipe precisa se reunir. Se algo pode caber em um e-mail, use esse meio. Se a conversa envolver apenas duas pessoas, não convide outras pessoas para a reunião para mantê-las informadas. Em vez disso, agende um telefonema com a outra parte e envie um e-mail de acompanhamento para qualquer outra pessoa que precise saber o que você discutiu.

Os minutos desperdiçados da reunião não são apenas um problema para os colaboradores. De acordo com pesquisadores, os CEOs gastam quase um terço de suas horas de trabalho em reuniões – mais do que em qualquer outra área.

A maneira mais fácil de realizar menos reuniões é aproveitar melhor as que acontecem. Inicie a agenda da reunião com uma pergunta. O que é que este grupo precisa realizar? O brainstorming conta como uma conquista: simplesmente informar o público sobre novos fatos não. Mantenha reuniões para sete pessoas, no máximo, para evitar excesso de convite. Quando menos pessoas se juntam com metas mais claras, as reuniões se tornam mais produtivas.

Essas quatro dicas não solucionam todas as ineficiências do seu local de trabalho, mas se você seguir essas etapas, terá funcionários mais felizes, líderes mais fortes e menos tempo perdido no trabalho. Não deixe que processos ruins roubem sua receita: faça isso reduzindo o desperdício e liderando uma empresa mais enxuta e mais eficiente.

 

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