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Administrar uma conferência pode ser uma tarefa enorme. E, quanto maior o evento, mais variáveis haverá para resolver e planejar.

No entanto, não podemos ignorar os muitos benefícios de realizar um evento para seu público-alvo, independentemente de oferecer aos seus membros a oportunidade de experimentar seu negócio de uma maneira nova, construindo parcerias mais sólidas com fornecedores e clientes ou gerando receita adicional.

Com base na minha experiência com a LTV Conf, uma conferência de mais de 300 pessoas para proprietários de empresas, investidores e executivos de SaaS, aprendi que administrar uma conferência eficaz é uma arte e uma ciência. Aqui estão os principais passos necessários para garantir que seu evento se conecte com seu público.

 

  1. Elabore os detalhes principais com antecedência.

É importante se preparar para o sucesso. Assim, embora a tentação seja encobrir os detalhes mais sutis da realização de uma conferência, você deve reservar um tempo para pensar em como tudo vai se reunir – ou seu evento pode acabar em um desastre. Comece considerando:

  • Quais são seus objetivos para o seu evento? O que espera conseguir?
  • Para quem é esse evento? Por que essas pessoas vão participar?
  • Quando e onde acontecerá o evento? Quanto deve custar um ingresso?
  • Quanto custará o evento? Qual é o seu orçamento?

No início, suas respostas a essas perguntas podem ser amplas. O que importa é que, à medida que você começa a considerar as respostas, os detalhes que você ainda precisa considerar se apresentarão, quer isso signifique detalhes como assentos adicionais ou hospedagem para pessoas de fora da cidade.

 

  1. Determine qual é a sua proposta.

Como acontece com qualquer produto ou serviço, você deve ser claro sobre o que seus convidados vão obter depois de participar de sua conferência. E, dependendo de quem é seu público-alvo, isso varia.

Elementos comuns a considerar aqui incluem oportunidades de networking, dicas e conselhos compartilhados do palco ou em sessões de trabalho – até mesmo o entretenimento oferecido. A MicroConf é um ótimo exemplo de uma conferência que criou duas versões do evento, voltadas para dois diferentes níveis de empreendedorismo e duas regiões diferentes do mundo.

Os organizadores também construíram eventos de happy-hour em rede para garantir que os participantes pudessem se conectar uns com os outros, o que ajudou a conferência a se transformar em uma das comunidades mais fortes do setor de SaaS. Esse foi um resultado direto do fato de os organizadores da conferência saberem quem era seu público.

 

  1. Escolha o local perfeito.

Seu local pode significar sucesso ou fracasso. Isso pode, a princípio, parecer um exagero, até que você considere todos os fatores relevantes. Um ótimo local deve oferecer uma área de “corredor” na qual os participantes podem se conectar durante os intervalos, bem como ser uma área relativamente privada para o evento como um todo.

Considere também se há hotéis ou restaurantes nas proximidades. Muitas conferências realizam seu evento em um hotel para permitir que os hóspedes se conectem mais facilmente após um longo dia de aprendizado. Remover as barreiras para reuniões dentro do evento é uma das melhores maneiras de garantir que seus participantes se divirtam, construam relacionamentos e, finalmente, voltem.

 

  1. Decida a melhor hora para realizar seu evento.

Tenha bastante tempo para planejar com antecedência o seu evento. Se você tem um prazo muito apertado, muitas coisas podem dar errado. Além disso, você vai querer fazer alguma pesquisa e descobrir quaisquer eventos concorrentes que ocorram. Outro benefício de decidir antecipadamente o seu evento é dar bastante atenção ao seu público em potencial.

Embora os eventos mais importantes a ter em conta sejam aqueles que ocorrem na mesma cidade, considere também eventos maiores que acontecem em uma escala global que possam competir com os seus. Além disso, esteja ciente de todos os grandes eventos esportivos, festivais de música e shows, exposições e afins.

Vale a pena pensar na estação do ano também. Quando é a hora mais popular para conferências para o seu nicho? É provável que os participantes criem uma programação de conferência em torno dos maiores eventos em seu espaço, por isso, pesquise listas de eventos para determinar o momento ideal para realizar a sua.

 

  1. Defina seu orçamento.

Levando todas as considerações em conta, quanto custará o seu evento? Avalie as áreas pertinentes, incluindo o local, oradores, animadores, pessoal e similares. Ferramentas como o modelo de orçamento de conferência da Demand Metric podem ser muito úteis para definir exatamente o custo do evento.

Muitas organizações realizam eventos que inicialmente não geram receita líquida a curto prazo, mas resultam em vendas de longo prazo devido à conscientização, autoridade e credibilidade criadas pelo público-alvo desejado. Só não se esqueça de decidir o que você está esperando ganhar com o seu evento.

 

Pensamentos finais

Com todas essas considerações feitas, você está pronto para realizar uma conferência eficaz. As listas de verificação são ferramentas valiosas para ajudar você a garantir que todos os aspectos de seu evento foram planejados. Dessa forma, você poderá replicar seu sucesso seguindo em frente. Você também poderá ajustar as áreas que não funcionaram bem desta vez, para que seu evento no futuro seja executado com mais eficiência, com iterações subsequentes.

 

Imagem cortesia: Pixabay