Se você sente que a maioria de suas reuniões no trabalho são uma perda de tempo, a boa e má notícia que temos para te dar é que você está errando em algo. Uma pesquisa descobriu que 50% do tempo de reunião é improdutivo, enquanto até 25% do tempo das reuniões são gastos em questões irrelevantes. Da mesma forma em que gastamos horas consideráveis pensando na construção da empresa ou no produto que iremos oferecer aos nossos clientes, precisamos ter foco e direcionamento no que se refere ao planejamento e organização das reuniões em que participamos. Uma reunião bem-sucedida deve ser projetada com os participantes em mente e com os objetivos do que deve ser trabalhado.

Aqui estão quatro dicas para projetar uma reunião amigável ao cérebro.

 

  1. Definir metas da reunião

Cada vez que definimos uma tarefa, nossos cérebros liberam dopamina, que viaja através da via de recompensa do nosso cérebro. Quando isso acontece, sentimos sentir prazer e motivação. Cada vez que sentimos essa sensação de recompensa, estamos inspirados a expressar esse sentimento de prazer, aumentando assim a concentração e a motivação.

Antes de cada reunião, no início ou em momento anterior, é positivo estabelecer metas públicas realizáveis para que as pessoas saibam o que esperar e entendam como poderão fazer contribuições efetivas e positivas para a reunião. Ao trabalhar para conhecer cada objetivo da reunião, as pessoas estarão mais motivadas e focadas em conhecer a próxima meta.

 

  1. Divida a reunião em seções

Para que nossos cérebros processem novas informações, nossos corpos requerem uma quantidade significativa de glicose, oxigênio e fluxo sanguíneo. Então, mesmo que estivermos sentados ao redor de uma mesa de conferência, acabamos por sentir fadiga física ao receber novas informações.

Para evitar que os participantes se cansem, interrompa sua reunião em espaços de tempo menores, mais absorvíveis, de forma que cada bloco de informações seja trabalhado em um curto tempo específico, de no máximo 20 minutos por tema. No final de cada seção, convide as pessoas a refletir e fazer perguntas. A cada 2-3 seções, permita que as pessoas tomem uma pausa, saiam da sala e comam alguma coisa.

 

  1. Faça exercícios físicos

Uma série de estudos mostraram como o exercício físico ajuda a aumentar o poder cerebral. Quando aprendemos e processamos informações, os neurônios do nosso cérebro viajam através de caminhos neurais e fazem conexões sinápticas. Quando nos movemos, estimulamos o movimento no cérebro, incentivando assim um aprendizado mais rápido e o processamento do pensamento.

Você certamente não precisa participar de reuniões enquanto corre em uma esteira, mas você pode, quem sabe, considerar a incorporação de movimentos e exercícios em sua reunião. Isso pode ocorrer desde em uma pausa rápida para que todos se levantem e se movam para atividades interativas que exigem que as pessoas saiam de seus assentos e se movimentem pela sala.

 

  1. Conheça os melhores horários de trabalho e produção

De acordo com um cientista do comportamento, nossas horas mais produtivas são as primeiras duas horas da manhã. Este é o tempo que a maioria das pessoas gosta de dedicar às tarefas que deseja concluir. Durante as reuniões matutinas, a maioria das pessoas está muito distraída por suas tarefas mais urgentes consegue dar toda a atenção à reunião.

Parece intuitivo, mas evite agendar as reuniões para as primeiras horas da manhã, quando possível. Dê às pessoas o tempo de realizar outros itens urgentes de sua lista para que eles possam participar de sua reunião com uma mente clara e se concentrar no conteúdo que você apresenta.

Infelizmente, as reuniões já têm uma reputação muito negativa entre muitos funcionários. Para recuperar o seu público, seja direto sobre a intenção e concepção da reunião, de forma a que elas se tornem tão fáceis quanto possível no cérebro.