Fazer listas parece a ferramenta de gerenciamento de tempo mais básica a ser utilizada. Então, por que a maioria de nós está fazendo de errado?

As listas são a ferramenta de gerenciamento de tempo mais básica que temos. Todos nós (obsessivamente) usamos eles. Eles devem ajudar-nos a priorizar nosso trabalho e evitar se sentir sobrecarregado. Mas raramente as listas que fazemos fazem parte dessas coisas.

Então, o que estamos fazendo de errado? Você:

  • Tem várias listas em vários lugares?
  • Tem dezenas de itens incluídos, e alguns que assumiram a residência permanente?
  • Mistura e combine itens de longo e de curto prazo como “concluir uma graduação” e “levar o carro para lavar”?
  • Raramente, na verdade, consulta sua lista depois que ela é feita?
  • Começa com as coisas fáceis?
  • Adiciona mais coisas pela manhã, conforme você lê seu e-mail durante a manhã enquanto toma uma xícara de café?

 

Evite essas armadilhas de listagem com estas quatro regras.

 

  • Escolha um lugar único para sua lista. Apenas um. Existem muitas excelentes ferramentas de criação de listas e gerenciamento de tempo. As vezes, um documento simples de texto, que pode ser atualizado diariamente à noite ou durante o inicio do dia pode ser a melhor opção para você.
  • Escreva tudo. Uma vez que está na lista, você pode relaxar um pouco. Está fora de sua mente – pelo menos naquela parte ativa do seu cérebro que tenta nos manter lembrando de fazer coisas importantes.
  • Limpe a desordem. Até mesmo as pessoas mais organizadas incluem itens a mais, ou apenas ideias, no lugar de serem “itens para fazer” ou coisas que você deseje manter para futuras considerações. Se um item não for concluído em um prazo razoável, como uma semana, apenas o retire da lista. Se você quiser incluí-los novamente, coloque em uma lista futura em paralelo, em um arquivo separado no seu computador. Isso pode ser um recurso na próxima vez que você estiver preso em uma rotina e precisar de algo novo para fazer.
  • Organize suas tarefas. Algumas vezes, organizar sua lista por cliente e tópico pode parecer ótimo por exibir tudo que você deve a um determinado cliente em um só lugar, mas não necessariamente colabora para gerenciar o seu dia. as vezes, mudar essa abordagem pode ser interessante, e isso fez uma grande diferença. Agora eu organizo minha lista por tipo de trabalho. O agendamento do seu cliente, o acompanhamento de e-mail e os itens administrativos devem estar juntos porque você precisará ter o seu e-mail aberto e o telefone à mão para realizar suas atividades. Juntar as informações permite que você realize múltiplas tarefas de uma vez, e elimine vários itens de sua lista em um único momento, e assim, quando você fechar seu e-mail e/ou desligar o seu telefone para evitar distrações, terá riscado itens diversas.

 

Listagem é uma ferramenta básica de gerenciamento de tempo e energia, e uma que você não conseguirá viver sem. As listas nos ajudam a nos concentrar e organizar – quando usado adequadamente. Eles também podem ajudar a construir um senso de realização e satisfação, quando você está realmente verificando as coisas fora de sua lista. Mas quando usado de maneira incorreta, as listas podem levar a culpa e sentir-se sobrecarregadas.

Listar, é claro, é apenas o primeiro passo. A priorização é a próxima. Escolha seus itens mais importantes para o dia ou arrisque-se com um monte de tarefas fáceis que não o moverão mais perto de seus objetivos.

A autodisciplina vem quando você atualiza sua lista. Escolher apenas três coisas importantes que se encaixam diretamente em seus objetivos ou compromissos cada dia é um ótimo lugar para começar.

 

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