Se você é como a maioria dos profissionais de negócios, a maior parte do seu dia é gasta em reuniões. Às vezes você pode conseguir muita coisa durante esse tempo. No entanto, eles são freqüentemente ineficazes.

Se você deseja se tornar mais realizado em suas reuniões de negócios, você precisa melhorar a comunicação. Você precisa comunicar efetivamente o propósito da reunião e as conclusões práticas quando ela termina.

 

Melhore a comunicação em reuniões

Aproveite o tempo para se preparar

Antes de fazer um discurso, você sempre tem tempo para preparar o que vai dizer. O mesmo se aplica às reuniões de negócios. Antes mesmo de agendar a reunião, prepare o que você vai dizer. A razão pela qual você deve fazer isso antes do agendamento da reunião é porque isso o obriga a encontrar um valor ou propósito claro para o encontro. Se você tiver problemas para preparar conteúdo útil para a reunião, talvez seja melhor adiar ou apenas cancelar.

Depois de preparado, reúna seus pensamentos em pontos principais que você pode consultar durante a reunião.

 

Não fale por cima dos outros

Se duas pessoas estão falando ao mesmo tempo, as chances são de que nenhuma delas esteja sendo ouvida. Quando a excitação (ou tensão) aumenta na sala, as pessoas tendem a falar umas por cima das outras. Isso é extremamente improdutivo.

Se você for interrompido, evite lutar com a outra pessoa pelos ouvidos na sala. Deixe-os terminar seus pontos, e certifique-se de abordá-los depois. Se eles tentarem interrompê-lo novamente, respeitosamente diga-lhes para deixá-lo terminar antes que eles prossigam.

 

Preste atenção à linguagem corporal

A linguagem corporal é uma parte importante da conversação efetiva. Quando estiver falando, verifique se está fazendo contato visual com os outros e se está sentado em uma posição ereta. Ao olhar para alguém nos olhos, isso cria confiança e faz você parecer mais sincero.

Além disso, você deve avaliar a linguagem corporal dos seus ouvintes também. Se eles estão olhando para a distância ou largados em seus assentos, as chances são de que eles não estão atentos ao que você está dizendo.

Sempre tente misturar as coisas

Reuniões de negócios, especialmente as longas, podem ficar muito tediosas muito rapidamente. Às vezes, essa é apenas a natureza do conteúdo que está sendo discutido. Quando sentir que as coisas começam a perder o foco, tente misturar um pouco as coisas.

Se você precisar, mude completamente o rumo do que está sendo discutido. Abra espaço para discussão e faça com que todos participem. Se você for diligente em voltar de onde parou, essas pausas não servirão como uma distração, ao invés disso, elas diminuirão a tensão para que os pontos importantes sejam retomados com novo fôlego.

 

Sempre resumir e repetir os principais pontos

Isso é algo que você precisa aprender para qualquer tipo de comunicação. As pessoas muitas vezes subestimam o quão bem seus pontos são recebidos por quem está ouvindo. Para ser honesto, as pessoas geralmente são más ouvintes. Embora você não possa fazer com que eles “ouçam melhor”, você pode enfatizar os pontos principais.

Depois de entregar sua mensagem, você deve sempre resumir e reiterar seus pontos-chave. Isso ajudará você e o público a reter o que foi dito.

 

Antes de entrar em sua próxima reunião de negócios, lembre-se dos cinco pontos listados acima. Isso ajudará a manter suas reuniões de negócios organizadas e produtivas.

 

Imagem cortesia: Pixabay