Pedir à equipe que assuma várias responsabilidades não precisa significar caos. Veja como manter o escritório calmo, feliz e produtivo.

 

Como é possível ajudar a criar eficiências no escritório, especialmente quando a equipe é pequena e está lidando com muitas tarefas e responsabilidades?

Coloque 10 empresários em uma sala e você ouvirá os mesmos mantras: Foco. Fazer mais com menos. Sobreviver.

Por mais inspiradoras que essas palavras possam parecer, elas não podem garantir o sucesso. Há uma razão para que mais de 50% das startups falhem nos primeiros cinco anos.

Criar eficiências significa estabelecer uma infraestrutura que possa ajudar sua empresa em várias situações. Afinal, o fracasso nem sempre é um subproduto de uma má ideia ou de uma equipe ruim. Às vezes, tudo está dando certo até dar errado: o site que recebe muito tráfego e falha, ou um produto tão demandado que as necessidades de estoque não podem ser atendidas. Eu até li sobre um restaurante que, depois de ser eleito o melhor hambúrguer dos Estados Unidos, enfrentou multidões tão intensas que teve que fechar.

Esses exemplos estão em toda parte, mas o denominador comum é o mesmo. Toda empresa, não importa o tamanho ou o estágio, precisa de sistemas que permitam que sua equipe se mova rapidamente sem quebrar (muitas) coisas.

Nos primórdios da minha agência nos deparamos com um grande desafio. Em um período de três meses, obtivemos contratos enormes. Foi uma notícia empolgante, mas também assustadora: éramos uma pequena equipe de apenas dois funcionários em tempo integral e alguns contratados. Ainda assim, conseguimos fazer com que funcionasse e renovamos contratos de longo prazo com dois desses clientes.

Como? Construímos uma estratégia que começou em um nível macro e atingiu o micro. Pode parecer muito trabalho, mas um pouco de planejamento extra pode ajudar muito.

Para manter uma pequena equipe funcionando com a máxima eficiência, considere estes cinco princípios-chave.

 

1. Defina expectativas.

Quando você cria sua equipe, é importante que as novas contratações compreendam que o trabalho exigirá trabalho fora do escopo típico de especialização. As equipes que prosperam estão alinhadas com a missão maior e têm uma compreensão clara de como as responsabilidades adicionais estão ligadas ao sucesso.

 

2. Aprenda com os outros.

As pessoas estão mais dispostas a ajudá-lo do que você imagina. Encontre alguém que já esteve em seu lugar, explique um problema que você tem e veja qual é o seu conselho. Se você se concentrar em um obstáculo específico, provavelmente receberá uma resposta muito específica.

 

3. Atribua gerentes de projeto.

Todos os aspectos do seu negócio devem ter um “guardião” – alguém que impede que todas as peças de xadrez caiam do tabuleiro. Eu atribuo um defensor diferente para serviços ao cliente e funções internas, com cada um mantendo uma visão macro das responsabilidades.

 

4. Check-ins semanais.

Em cada uma das minhas empresas, nos reunimos no começo e no final da semana. Às segundas-feiras, analisamos as principais metas de cada membro da equipe durante a semana, durante uma reunião de 30 minutos. Na sexta-feira, paramos por uma hora e checamos essas metas. Dessa forma, se as metas não foram cumpridas, temos tempo para discutir o motivo e delinear uma solução.

 

5. Check-ins diários.

A cultura de reuniões pode ser um problema, sim, mas se você mantiver os check-ins diários em apenas 15 minutos, eles não se parecerão com reuniões. Em vez disso, são conversas rápidas que são mais sobre suporte e cuidado do que soluções táticas. Quando as coisas estão indo rápido, é importante ter certeza de que sua equipe está indo bem.

 

Lembre-se de que a multitarefa não precisa significar ineficiência. Mas requer sistemas de transparência, planejamento e backup. No curto prazo, melhorará a função do seu negócio. A longo prazo, ajudará a identificar onde você precisa de mais apoio à medida que continua crescendo.

 

Imagem cortesia: Pixabay