O Princípio de Pareto é válido para administrar seu tempo. 

 

Quando se trata de gerenciamento de agendas, não há escassez de estratégias para melhorar a maneira como você gasta seu tempo. Por exemplo, o CEO da Zappos, Tony Hsieh, usa um sistema de gerenciamento de e-mail chamado “Yesterbox”. Jeff Bezos, da Amazon, evita reuniões desnecessárias, mantendo-as o mais curtas possível. Warren Buffett simplesmente diz “não” a quase tudo. 

Todas essas técnicas podem ajudar a mudar a maneira como você gasta seu tempo. Mas se há uma regra para aplicar a tudo quando se trata de gerenciamento, é a regra 80/20, também conhecida como o Princípio de Pareto. 

 

Pense no peso de suas ações. 

O Princípio de Pareto foi batizado em homenagem ao economista italiano Vilfredo Pareto. Ele descobriu que cerca de 80% da terra na Itália pertencia a 20% da população. Desde então, os observadores utilizaram este conceito para explicar que as coisas da vida não são distribuídas uniformemente. Por exemplo, 20% dos trabalhadores de uma empresa produzem 80% de seus resultados. 

No entanto, isso não significa que esses números devam ser exatamente iguais a 20% e 80%. Os trabalhadores poderiam criar 10%, 30% ou até 90% dos resultados. Ele simplesmente explica que as coisas geralmente não são distribuídas uniformemente. 

Expliquei anteriormente que a ideia é que 80% dos seus resultados são provenientes de 20% de suas ações. Com isso em mente, uma lista de tarefas com 10 itens provavelmente terá apenas duas tarefas de alto valor. Usando a regra 80/20, você seria seletivo ao escolher as duas coisas que aborda no começo do dia – elas precisam ter o maior retorno. 

 

Avalie suas tarefas. 

O ponto de partida é identificar os 20% de suas tarefas que produzirão 80% de seus resultados. Você pode conseguir isso fazendo perguntas: Todas as tarefas da minha lista são urgentes? Essas tarefas são necessárias para o resultado geral? Estou gastando muito tempo em tarefas específicas? Isso pode identificar maneiras pelas quais você está trabalhando para tornar as coisas excelentes quando podem simplesmente ser boas. 

As tarefas incluídas na minha lista são de minha responsabilidade? Eu tenho a competência para concluir as tarefas da minha lista? Há alguma tarefa que eu possa delegar para outra pessoa? 

Repense suas listas de tarefas para criar um novo ranking. 

O Princípio de Pareto pode ajudá-lo a gastar seu tempo de forma mais eficaz, forçando-o a priorizar suas tarefas. Como isso pode ser difícil de determinar, comece repensando sua lista de tarefas.  

Quando você faz uma lista de tarefas, priorize cada item pela quantidade de esforço necessária (1 a 10, sendo 1 a menor quantidade de esforço) e os possíveis resultados positivos (1 a 10, sendo 10 o maior impacto). A partir daí você pode criar novos rankings dividindo “a quantidade de esforço pelos resultados em potencial para obter uma classificação de ‘prioridade’. Faça os itens com o menor número de prioridade resultante primeiro.  

 

Identifique e elimine distrações. 

Quer trabalhe em casa ou em um escritório movimentado, você está cercado de distrações. Como resultado, você perde o foco. Pior ainda, demora mais para concluir tarefas. Ambos podem dificultar sua produtividade. Felizmente, você pode usar a regra 80/20 para combater essas distrações: 80% das suas distrações vêm de 20% de suas fontes. 

Comece identificando as distrações que interferem na sua produtividade. Estes poderiam incluir e-mail ou mídia social, notificações, chamadas telefónicas ou mensagens de texto. Concentre-se principalmente nas distrações que mais o interrompem. Você provavelmente notará que são apenas duas distrações que compõem a maior parte do problema. 

Depois de identificar essas distrações, pense em maneiras de reprimi-las, como o bloqueio de horários específicos no dia para responder a e-mails. Desligue o telefone quando precisar de tempo sem problemas para se concentrar. Feche a porta do seu escritório. Mantenha lanches em sua mesa. 

Todos nós temos determinados momentos em que somos mais produtivos. Alguns de nós estão prontos para enfrentar o dia logo pela manhã, enquanto outros trabalham mais à noite. Carregue um registro de tempo ou use uma ferramenta como o RescueTime para determinar quando você tem mais energia e foco. 

Depois de determinar quando você é mais produtivo, não deixe de trabalhar nos 20% melhores de suas tarefas durante esse horário nobre. Você pode colher mais de 80% das recompensas. 

 

Imagem cortesia: Pixabay