Já ouviu falar do conceito japonês de ‘Kanban’? Ele pode realmente ajudar o seu negócio.

Um dia típico na vida de uma equipe profissional consiste em um número infinito de tarefas. A menos que haja um plano para resolvê-los, os itens da lista de verificação se acumulam rapidamente.

Estamos há décadas na digitalização do mundo, mas ainda há pessoas que preferem usar caneta e papel para criar listas do que usar aplicativos em seus telefones. Caneta e papel? Mais confiável, essas pessoas acreditam.

Mas essa abordagem não funciona em uma empresa onde as equipes precisam colaborar entre escritórios e locais diferentes, e onde os membros precisam de listas centralizadas para poderem verificar o status das tarefas. Essa capacidade de centralização é especialmente útil para grandes projetos envolvendo vários participantes e tarefas dentro de tarefas.

É aí que o tipo certo de software de gerenciamento de projetos se torna essencial: ele pode evitar confusão e melhorar a produtividade. Aqui estão algumas maneiras simples, mas eficazes, de ajudar sua equipe a permanecer no topo do fluxo de trabalho.

 

1. Aplicativos Kanban para maior controle

O significado por trás do conceito conhecido como “Kanban” fica claro quando você percebe que a palavra traduz literalmente do japonês para a tabuleta ou outdoor.

Sim, um outdoor. Uma mensagem escrita em letras grandes e em negrito para que não seja perdida.

Os aplicativos de placa Kanban contam com sua estrutura/software inteligente em vez de tamanho e sinais de néon chamativos para ajudar as equipes a configurar e executar fluxos de trabalho sistemáticos. O princípio subjacente, no entanto, permanece o mesmo: as mensagens são apresentadas de uma maneira que dificulta a perda das tarefas importantes.

Embora muitos aplicativos da lista de tarefas tenham o seu lugar, eles podem ser relativamente simples em determinadas situações. Dependendo dos aplicativos que você usa, eles podem não ter a capacidade de estabelecer hierarquia; e eles podem não apresentar nenhuma maneira de detalhadar uma tarefa mencionada na lista.

Um painel Kanban, por outro lado, ajuda os usuários a visualizar o fluxo de trabalho dividindo as tarefas em faixas codificadas por cores que representam processos simples e complexos. Pense neles como notas coloridas colocadas em uma tela com os títulos apropriados.

O Quire implementa o conceito do quadro Kanban e combina-o com listas de tarefas estruturadas para dar às empresas o controle final sobre a organização do fluxo de trabalho. Ele permite que você divida grandes ideias em pequenos pedaços para criar listas de tarefas e faz uso de um quadro kanban para codificar e visualizar essas etapas. De dentro das listas de tarefas, os usuários podem alternar para o quadro Kanban para acompanhar o progresso e/ou executar tarefas, tudo em um só lugar.

Outros notáveis aplicativos Kanban incluem o sempre popular Asana, Github e Trello. Trello, na verdade, pode ter popularizado todo o conceito Kanban com sua interface enxuta que quase não requer aprendizado.

Os aplicativos Kanban-board projetados de forma inteligente ajudam as equipes a otimizar seu trabalho, acompanhar o progresso e identificar os obstáculos à medida que surgem. Isso promove produtividade, transparência e responsabilidade.

 

2. Invista no aplicativo de listas de tarefas certo para sua equipe

Às vezes, especialmente se você está apenas começando, um simples aplicativo de lista de tarefas é tudo que você precisa. Você não precisa de uma ferramenta de gerenciamento de projetos completa, apenas um aplicativo de lista de verificação eficaz que simplifica o gerenciamento de tarefas para seus funcionários.

Em uma configuração de escritório, no entanto, você precisa de algo mais profissional. Temos muitas opções excelentes nesse campo para ajudar os usuários a organizar suas tarefas e navegar por projetos complexos.

Por exemplo, você pode atribuir prioridades, delegar tarefas e definir lembretes com Todoist.

Any.do, enquanto isso, é um aplicativo bem projetado que vai além de ser uma ferramenta de tarefas simples e permite que os usuários definam lembretes diários na forma de notificações. Os usuários também podem criar entradas de voz e arrastar e soltar e deslizar para concluir as tarefas.

O OneNote, oferecido como parte do pacote Microsoft Office 365, é uma excelente ferramenta para gerenciamento de tarefas. Em sua totalidade, há muito com que este software ajuda as pequenas empresas. Mas também pode ser usado como um aplicativo de lista de verificação no telefone.

Depois, há o Evernote, o queridinho de todos os que fazem anotações. O único problema é que ele é muito restritivo, a menos que você adquira um plano premium.

Todas essas ferramentas possuem recursos colaborativos e integram-se a outras ferramentas populares. Encontre o mais adequado para o seu propósito.

Embora a gestão inteligente do tempo esteja no centro da produtividade, as ferramentas certas podem revelar-se de imenso valor. Se algo não lhe agradar, é uma questão simples de trocar de software até descobrir qual funciona melhor pra você e sua equipe. A variedade de ferramentas no mercado significa que nenhum negócio, não importa seu tamanho, precisa sofrer uma queda na produtividade devido ao gerenciamento caótico de tarefas.

 

Imagem cortesia: Pixabay