As listas de tarefas são táticas, os calendários são estratégicos.

 

Como você mantém sua vida organizada?

Para algumas pessoas, como empreendedores como Richard Branson, eles preferem fazer listas. Outros empreendedores, como Kevin Kruse, se enquadram mais no sistema de calendário. Então, quem está certo e quem está errado?

 

Os prós e contras de listas de tarefas.

“Eu sempre vivi a minha vida fazendo listas”, escreve Richard Branson. “Eles variam de listas de pessoas para ligar, listas de ideias, listas de pessoas que podem fazer as coisas acontecerem. Eu também tenho listas de tópicos para blogar, listas de tweets para enviar e listas de planos futuros. Cada dia eu trabalho através dessas listas. Ao marcar cada tarefa, minhas ideias tomam forma e os planos avançam.”

Listas de tarefas também podem ajudar seu cérebro:

  • Estudos mostram que os alunos que escrevem notas em sala de aula podem ajudar a destilar as informações que ouvem e a lembrar melhor.
  • As listas de tarefas dividem objetivos abstratos em ações concretas.
  • As listas de tarefas criam ordem em sua vida, já que você pode pegar projetos maiores e dividi-los em partes viáveis.
  • Ajuda você a priorizar o que precisa ser feito.
  • Torna você responsável por suas ações.
  • Permite que você veja quais tarefas podem ser delegadas ou terceirizadas.
  • Alivia o estresse, pois você pode ver que está progredindo.
  • Riscar itens em suas listas é tão bom que você ficará intrinsecamente motivado a riscar mais itens.

Ao mesmo tempo, alguns acreditam que fazer listas não funcionam porque:

  • Nem todo mundo sabe como priorizar itens em sua lista.
  • Listas longas podem ser esmagadoras.
  • Às vezes, você sente que está adicionando mais às suas listas do que subtraindo.
  • É fácil confundir tarefas pessoais e profissionais.

 

Os prós e contras de calendários

Depois de entrevistar mais de 200 bilionários, atletas olímpicos, estudantes e empreendedores, Kevin Kruse chegou à conclusão de que indivíduos de sucesso não costumam fazer listas. Veja o que Kruse tinha a dizer na Forbes:

“Primeiro, uma lista de tarefas não leva em conta o tempo. Quando temos uma longa lista de tarefas, tendemos a lidar com aquelas que podem ser concluídas rapidamente em poucos minutos, deixando os itens mais longos inacabados. A pesquisa da empresa iDoneThis indica que 41% de todos os itens da lista nunca são concluídos!

Em segundo lugar, uma lista de tarefas não faz distinção entre urgente e importante. Mais uma vez, nosso impulso é lutar contra o urgente e ignorar o importante.

Terceiro, fazer listas contribui para o estresse. No que é conhecido na psicologia como o efeito Zeigarnik, tarefas inacabadas contribuem para pensamentos intrusivos e descontrolados. Não é de admirar que nos sintamos tão sobrecarregados no dia, mas lutamos contra a insônia à noite.”

Daniel Markovitz também acredita que fazer listas não funciona. Como ele explicou na Harvard Business Review, fazer listas é “prepará-lo para o fracasso e a frustração” porque:

O paradoxo da escolha: As listas de tarefas nos dão muitas opções, o que pode nos paralisar. Os calendários, por outro lado, nos forçam a limitar nossas escolhas, o que significa que podemos tomar decisões mais rápidas.

Complexidade heterogênea: Quando você tem uma lista que contém tarefas mais curtas e mais longas, você inevitavelmente escolhe as tarefas mais curtas.

Falta de contexto: As listas de tarefas não fornecem contexto suficientes para as tarefas ajudarem você a determinar o que deve trabalhar.

Falta de dispositivos de compromisso: Por fim, como eles não têm dispositivos de compromisso, as listas de tarefas não impedem que você selecione as tarefas mais agradáveis em relação às tarefas mais importantes e urgentes.

Por essas razões, Markovitz sugere que você “viva” no seu calendário. “Isso significa tirar suas tarefas da lista de tarefas, estimar quanto tempo cada uma delas consumirá e transferi-las para sua agenda.”

Como Kayla Sloan escreveu em um post anterior no Calendário, os calendários online vêm com vantagens como:

  • Ser capaz de acessar seu calendário em vários dispositivos.
  • Agendar reuniões e compromissos.
  • Definir lembretes para compromissos, reuniões e até mesmo tarefas.
  • Bloqueie o tempo em seu dia para que você permaneça focado e comprometido com a tarefa em mãos.
  • Crie eventos recorrentes, como reuniões semanais da equipe.

 

Por outro lado, Francisco Sáez, fundador e CEO da FacileThings, argumenta que você não deve usar seu calendário como lista de tarefas pelos seguintes motivos:

  • Você não sabe exatamente quanto tempo uma tarefa levará para concluir.
  • É fácil ficar frustrado porque você pode não concluir todas as suas tarefas.
  • Você precisa atualizar constantemente seu calendário.
  • Como o seu calendário geralmente transmite um senso de urgência, isso pode estressá-lo.
  • Como há sempre um prazo, você vive em uma crise permanente.
  • Por fim, você não sabe se conseguirá realizar tarefas nos blocos programados.

 

Se você acredita que os prós superam os contras, veja o que você pode adicionar ao seu calendário.

  • Compromissos, reuniões e eventos.
  • Blocos de tempo prolongado para atividades de alto foco, como escrever.
  • Adiamentos, como não comprar um carro novo até que seus impostos tenham sido pagos.

 

A abordagem híbrida: não há problema em ter calendários e listas de tarefas.

Embora existam prós e contras para ambos, você não precisa escolher apenas um. Isso porque há uma enorme diferença entre os calendários e as listas de tarefas:

  • A lista de tarefas é para tarefas.
  • O calendário é para eventos.

 

Pense desta maneira. Suas listas de tarefas garantem que você tenha todas as suas tarefas concluídas. Enquanto o seu calendário o mantém no caminho certo e ajuda você a chegar onde precisa estar.

Geralmente, alguns consideram que os calendários não são ideais para listas de tarefas porque são centrados no tempo. Ao mesmo tempo, as listas de tarefas não são ótimas para agendamentos, pois talvez você não tenha adicionado um componente para o tempo e ache que não é possível agilizar sua programação ao mesmo tempo.

Considere tomar o meio termo. Use seu calendário para eventos dependentes de hora ou data. Isso poderia ser uma reunião com um cliente ou um lembrete para levar o lixo até a calçada na sexta à noite.

Sua lista de tarefas pode ser reduzida a ações de duração indeterminada. Isso poderia ser algo como marcar uma consulta com um limpador de carpetes. Isso impede que seu calendário fique tão cheio que você se sinta fora de controle.

Então, o que funciona melhor para você? Você confia em listas ou vive no seu calendário? Ou você usa os dois?

 

Imagem cortesia: Pixabay