O e-mail tornou-se tão popular que, em alguns casos, as pessoas o usam com mais frequência do que o telefone. Como a palavra escrita pode ser facilmente incompreendida, adotar uma etiqueta de e-mail adequada é essencial no ambiente de negócios.

Infelizmente, muitas pessoas não entendem como usar o e-mail em seu favor e os benefícios que pode conferir a um negócio muitas vezes são perdidos. As seguintes regras de etiqueta de e-mail comercial podem ajudar seus funcionários a compor e-mails eficientes e eficazes.

 

Enviar apenas e-mails claros e concisos

 

A primeira regra da boa etiqueta de e-mail é evitar textos longos, que contenham informações estranhas e fatos irrelevantes. Fique atento ao assunto que você precisa transmitir e use o menor número possível de palavras. Se você precisar de uma decisão, peça-a. Se você precisar de informações, peça-a. Se você quer que alguém faça algo, peça. Não faça seus leitores se perguntarem o motivo de seu e-mail.

 

Use sempre um “Assunto” significativo

 

Nunca deixe a linha de assunto de um e-mail em branco. Uma linha de assunto em branco pode fazer seu e-mail ser marcado como spam, e assim nunca chegará ao seu destino. Os e-mails com linhas de assunto em branco também são frequentemente negligenciados, especialmente se o destinatário normalmente receber muitos e-mails em um dia. Use sempre uma linha de assunto que reflita adequadamente o conteúdo do seu e-mail. Isso ajudará seus destinatários a classificar seus e-mails de forma mais eficiente e incentivará uma resposta mais rápida ao seu e-mail.

 

Evite formatações exageradas

 

Envie e-mails em formatos profissionais. Evite letras e imagens multicoloridas, pois esses atributos podem distrair o leitor ou tornar a mensagem difícil de ler. Todas as imagens de fundo que você adiciona podem bloquear o tamanho do arquivo do seu e-mail. As imagens de fundo que você adiciona podem fazer o arquivo ficar pesado, e fazer com que o leitor espere um tempo agonizantemente longo para a sua mensagem baixar.

Se a sua empresa insiste em que você use um e-mail especial para projetar uma aparência consistente, aproveite. O logotipo da empresa e a linha de assinatura podem projetar uma imagem profissional em seus e-mails.

 

Enviar respostas oportunas

 

Não faça as pessoas aguardarem respostas oportunas ao seu e-mail. Responda prontamente com uma mensagem clara e concisa. Se precisar de mais tempo para pesquisar uma resposta ou reunir mais informações, informe o remetente do e-mail quando puderem esperar uma resposta.

 

Use as ferramentas de resposta automática quando estiver fora do escritório

 

Se você estiver fora do escritório e incapaz de ler seu e-mail, use a ferramenta de resposta automática para responder a qualquer pessoa que tente entrar em contato com você. Verifique se a resposta automática permite que os remetentes saibam quando podem esperar receber uma resposta.

 

Não banalize o uso da bandeira de prioridade alta

 

A maioria dos sistemas de e-mail permite que você sinalize um e-mail como “Prioridade alta”. Não faça deste seu sinalizador de e-mail padrão. Use-o com moderação, ou seus destinatários ignorarão o sinalizador de prioridade. Quando você finalmente enviar um e-mail genuinamente importante, não receberá a atenção que merece.

 

Considere se “Responder a todos” é necessário

 

Não instintivamente, clique no botão “Responder tudo” para cada e-mail que tenha vários remetentes ou destinatários. Considere o assunto e decida quem precisa ler sua resposta. Responder a todos o tempo todo, de forma desnecessária, fará com que você ganhe a fama de “spammer” e as pessoas podem começar a ignorar seus e-mails no geral.

 

Separe suas contas de negócio e pessoais

 

A menos que seja uma emergência, nunca use seu e-mail comercial para correspondência pessoal. Mesmo se você seja o dono de seu negócio, é melhor que você mantenha suas contas de e-mail separadas. Isso permitirá que você priorize seus e-mails e mantenha mensagens pessoais não relacionadas fora da rede comercial.

 

O e-mail é o melhor para essa resposta?

 

Não use o e-mail como sua única ferramenta de comunicação. Nem todas as mensagens são apropriadas para o e-mail, e haverá momentos em que uma chamada telefônica ou uma breve visita ao escritório pode ser uma maneira mais eficaz de transmitir uma mensagem. Reunir ou falar por telefone pode introduzir um elemento humano nas interações, e isso pode fazer toda a diferença quando você está tentando explicar alguma coisa, ou você quer persuadir alguém a fazer uma ação.

 

Seja sensível e acessível

 

Nunca use o e-mail para encerrar um relacionamento ou contrato. Na correspondência comercial e profissional, sempre inclua uma linha de assinatura que ofereça formas alternativas de contatá-lo. Por exemplo, você pode incluir seus números de escritório, fax e celular, e o endereço de e-mail do seu escritório.

 

Evite enviar por e-mail anexos grandes

 

Você nunca sabe como ou onde seu destinatário estará acessando seu e-mail. Os dispositivos móveis podem começar a baixar o arquivo antes de solicitar ao usuário que confirme o download. Isso pode demorar muito tempo e consumir banda que o destinatário deve pagar. Mantenha o tamanho combinado de anexos abaixo de 50MB.

Se você precisa enviar um arquivo grande, entre em contato com os destinatários primeiro e pergunte como eles gostariam de receber o arquivo. Você também usa um serviço de transferência de arquivos para enviar o arquivo.

 

Pense antes de enviar esse e-mail

 

Finalmente, tome um momento e considere o que escreveu antes de pressionar o botão “Enviar”. É algo que não deve ser enviado em um e-mail? É de natureza pessoal e não é apropriado usar o sistema de e-mail da empresa? Você escreveu o e-mail enquanto estava com raiva e incluiu passagens que você pode se arrepender depois? Se assim for, pressione o botão “excluir”.

 

Imagem cortesia: Pixabay