Analógico ou digital? Veja por que você deve (ou talvez não deva) usar o software de gerenciamento de projetos.

 

Para as pessoas que são viciadas em software e ferramentas de gerenciamento de projetos, nunca houve um momento melhor para se estar vivo.

Aplicativos de gerenciamento de tarefas, diários de marcadores, listas simples, Getting Things Done – empreendedores ocupados têm uma variedade de opções para escolher.

No entanto, uma das perguntas fundamentais que você precisará responder primeiro é: “analógica ou digital?”

 

Definindo Analógico vs. Digital

Os sistemas analógicos são baseados em papel e caneta. Eles podem incluir ferramentas e abordagens, como marcadores, listas de tarefas básicas, cartões de índice, um planejador ou diário.

Essencialmente, tudo o que é construído a partir das ferramentas básicas de papel e caneta é analógico.

Digital, claro, significa aplicativos. Isso pode significar um aplicativo caro que rastreia listas de tarefas, softwares gratuitos de gerenciamento de projetos ou qualquer coisa entre eles.

Também pode ser um simples arquivo de texto em um editor de texto básico. Quase todas as estratégias que você pode imaginar disponíveis em formato de papel provavelmente estão disponíveis como um aplicativo, seja para dispositivos iOS, Android ou para ambos.

Qual é melhor para você?

 

A elegância do software de gerenciamento de projetos

Não há dúvida de que os softwares de gerenciamento de projetos e tarefas digitais são muito populares, especialmente com os empreendedores ocupados e sempre em movimento.

Por pura eficiência, a abordagem digital ganha, sem dúvida. Você pode copiar e colar texto, marcar facilmente as ações concluídas e arrastar e soltar itens na estrutura organizacional preferida.

 

Diferenças entre os softwares de gerenciamento de projetos

Com a infinidade de aplicativos disponíveis, nunca foi tão fácil encontrar um que corresponda exatamente às suas necessidades.

O design pode fazer uma grande diferença para os usuários.

  • Se você for mais linear em sua abordagem, um aplicativo que apresente suas tarefas em uma lista pode ser mais adequado.
  • Para aqueles que preferem ter uma visão geral, vendo todos os seus compromissos rapidamente, você pode se sentir mais confortável com uma abordagem diferente, como uma interface baseada em cartões.

Por último, mas não menos importante, os aplicativos de software de gerenciamento de projetos são flexíveis e portáteis.

Se o aplicativo ou os aplicativos selecionados tiverem versões para celular, de preferência aquelas que são sincronizadas em todos os seus dispositivos (incluindo laptops e computadores de mesa), assim você poderá levar seu sistema com você para onde for.

 

O surpreendente poder da caneta e do papel

Tão eficiente quanto o software de gerenciamento de projetos pode ser, há outras considerações a serem lembradas, possivelmente aquelas que carregam ainda mais peso, dependendo da sua situação e necessidades.

É verdade que os aplicativos tornam a cópia, a colagem ou o acompanhamento de tarefas mais eficientes, mas a “eficiência” não é intercambiável com “produtividade” – a menos que você defina a segunda como “fazer o máximo de trabalho no menor tempo possível”.

 

Impulsionando a criatividade com sistemas analógicos

No entanto, para a maioria dos empresários, isso não é o caso. Empreendedores não são trabalhadores em uma linha de montagem do início do século XX.

Você precisa de tempo de inatividade, tempo de raciocínio, tempo para exercitar a criatividade e fazer uma consideração profunda de suas prioridades reais.

Isso é algo que os sistemas baseados em caneta e papel fazem muito bem. Aqui estão algumas razões pelas quais alguns empresários preferem escrever ao invés de usar um software de gerenciamento de projetos:

  • O ato de escrever repetidamente tarefas que não foram realizadas, por exemplo, ajuda a reforçar o item em sua lista.
  • Ele aumenta a pressão que você sente para realizar a tarefa, o que pode ser útil para os procrastinadores.
  • Ferramentas analógicas permitem que você exercite sua própria criatividade em maior grau. Isso pode ser esmagador para alguns, mas para outros, pode ser um aspecto poderoso.

 

Caneta e papel, software de gerenciamento de projetos ou ambos?

Se o software de gerenciamento de projetos é melhor para você depende de suas preferências e das necessidades de sua empresa.

Para fazer a melhor escolha, considere cada um desses fatores ao avaliar suas opções de sistema de produtividade:

  • Como você trabalha melhor?
  • Quão móvel você é durante sua semana de trabalho?
  • Qual é o seu estilo de planejamento?

Olhando para cada um desses fatores, você deve ter uma ideia melhor de qual abordagem funcionaria melhor para você.

No entanto, você não está restrito a um ou outro. Se você encontrar alguns aspectos que fazem com que você se incline para uma abordagem de papel e caneta, enquanto outros sugerem que uma ferramenta digital pode ser mais adequada às suas necessidades, você pode criar uma abordagem híbrida.

Por exemplo, você pode usar um caderno de papel para capturar ideias e dados durante o dia e transferir seus projetos, tarefas e compromissos para um aplicativo ou dois no seu telefone.

 

Seja consistente em sua abordagem

Finalmente, considere qualquer preferência que você sinta intuitivamente em relação a um sistema ou outro. Na análise final, o melhor sistema de produtividade para você é aquele que você usará de forma consistente.

Não importa o que a análise possa revelar, se você ainda tiver uma reação forte de um jeito ou de outro, vale a pena prestar atenção a esse sentimento.

A chave é fazer o sistema funcionar para você, não se torcer todo para se adequar ao sistema. Lembre-se de que os sistemas de produtividade têm tudo a ver com maior produtividade: concluir suas tarefas, manter o foco, garantir que você esteja no prazo.

Com todas as opções disponíveis hoje, nunca foi tão fácil criar uma abordagem personalizada que funcione para você.

 

Imagem cortesia: Pixabay