Quando o uso do e-mail se tornou comum no início dos anos 90, o mundo dos negócios mudou. O e-mail agora ocupa uma parte significativa do nosso dia útil. De acordo com estudos realizados recentemente, que avaliaram o rendimento do trabalho em empresas, cerca de 28% da semana de trabalho de um funcionário comum é tomada por mandar e responder e-mails. Enquanto tentamos trabalhar de forma mais rápida e eficiente, não devemos esquecer as regras sociais que acompanham qualquer forma de comunicação. Aqui estão algumas das regras mais importantes da etiqueta de e-mail.

 

Seja claro na descrição de seu assunto

 

A maioria de nós tem que competir com as centenas de e-mails que entopem nossas caixas de entrada todos os dias, então, quanto mais clara for sua descrição no campo de assunto, mais provável será a sua mensagem será lida. Por exemplo, se você estiver enviando uma proposta a alguém, seja específico e escreva: “A proposta XXX  está anexada”.

 

Não esqueça sua assinatura.

 

Cada e-mail deve incluir uma assinatura que informa o destinatário quem você é e como contatá-lo. Configure-a para aparecer automaticamente no final de cada e-mail. Inclua todos os seus dados de contato para que o destinatário não precise pesquisar seu endereço, e-mail ou número de telefone.

 

Use uma saudação profissional.

 

Usando “Hey”, “Oie” não soa muito profissional, não importa o quão bem você conheça o destinatário. Use “Olá” ou “Oi” em vez disso. Para ser mais formal, use “Caro (insira o nome)”. Usando o nome da pessoa na saudação – “Olá, Roberto” – é bastante apropriado, mas lembre-se de não encurtar o nome de uma pessoa; a menos que você tenha permissão para fazê-lo.

 

Não use humor.

 

O humor não se traduz bem por e-mail. O que você acha engraçado possui uma boa chance de ser mal interpretado pela outra parte, ou tomado como sarcasmo, sem o tom vocal e as expressões faciais que o acompanham. Em caso de dúvida, deixe o humor fora das comunicações empresariais.

 

Faça uma revisão de sua mensagem.

 

Não se surpreenda se você for julgado pela forma como você escreve um e-mail. Por exemplo, se o seu e-mail estiver cheio de palavras com erros ortográficos e gramaticais, você pode ser tomado como descuidado, ou mesmo sem educação. Verifique sua ortografia, gramática e mensagem antes de “enviar”.

 

Não presuma que o destinatário sabe do que está falando.

 

Crie sua mensagem como uma nota autônoma, mesmo que seja uma resposta a uma cadeia de e-mails. Isso significa que não há e-mails de uma linha. Inclua no assunto referências a e-mails, pesquisas ou conversas anteriores. Seu destinatário pode ter centenas de e-mails a cada dia e provavelmente não vai se lembrar da cadeia de eventos que antecedeu sua última mensagem.

 

Responda a todos os e-mails.

 

Responda, mesmo que de forma simples e educada, cada e-mail que é endereçado a você. Mesmo que você não tenha uma resposta no momento, tome um segundo para escrever uma resposta, informe ao remetente que você recebeu seu e-mail. Informe o remetente se o seu e-mail foi enviado para o destinatário incorreto também.

 

Não se exceda nos pontos de exclamação.

 

Pontos de exclamação e outros símbolos de emoção, como emoticons, abreviaturas, expressões da internet (os famosos memes) ou qualquer outros itens de comunicação coloquial online não se traduzem bem nas comunicações empresariais. Deixe-os fora, a menos que você conheça o destinatário extremamente bem. Também não é profissional usar uma série de pontos de exclamação!!!!!

 

Pode levar algum tempo de prática até conseguir manter seus e-mails com um corpo mais profissionais e direto ao ponto, mas você ficará mais polido e organizado no longo prazo.

 

Imagem cortesia: Pixabay