O truque popular de produtividade pode estar causando mais danos do que benefícios.

 

Para ajudar na produtividade, alguns adotam a Técnica Pomodoro, uma estratégia que usa um timer para dividir o trabalho em intervalos, tradicionalmente de 25 minutos de duração, separados por intervalos curtos. A ideia é que, dando uma pequena pausa à sua mente, você pode redefini-la e concentrar-se mais na tarefa em questão.

Alguns CEOs que o referiram como uma técnica útil incluem Shama Hyder, fundador e CEO da Zen Media; Kat Cohen, fundador e CEO da IvyWise; e Danielle Sabrina, CEO da Tribe Builder Media.

Mas isso realmente funciona?

Como alguém que ajudou milhares de executivos, líderes e empreendedores a melhorar sua produtividade, acho que há maneiras melhores de aumentar a produção. Embora a teoria por trás da Técnica Pomodoro seja sólida – dar a si mesmo blocos de tempo intencionais e concentrados para mergulhar em um trabalho importante é extremamente poderoso – o problema é que os tempos são muito curtos. A pesquisa prova que leva uma média de 23 minutos para entrar na nossa zona de trabalho profunda, onde estamos fazendo nosso melhor. Com a Técnica Pomodoro, você interrompe a si mesmo com uma pausa enquanto entra nessa zona de trabalho profunda. Além disso, as interrupções do tempo alocado não são longas o suficiente para permitir que seu cérebro se recupere.

Então, o que você deve fazer para maximizar a produção? Aqui estão algumas sugestões:

 

Trabalhe dentro do seu ritmo

Você está melhor trabalhando dentro do seu ritmo, que é o ciclo natural de energia e vigilância do seu corpo. O conceito, também conhecido como o ciclo básico de repouso-atividade, proposto pelo fisiologista e pesquisador do sono Nathaniel Kleitman, basicamente diz que durante o dia temos períodos de maior atenção e energia – geralmente em incrementos de 90 a 120 minutos.

Durante a primeira parte desse ritmo, nosso estado de alerta e atividade de ondas cerebrais aumentam, fazendo com que nos sintamos energizados e focados. Depois desse pico inicial, porém, nossos cérebros começam a desejar descanso e renovação. Seu cérebro precisa de cerca de 15 a 20 minutos para recuperação. Então, use esses jatos de energia para fazer o trabalho, e use o período mais lento para descansar, pois tentar combatê-lo fará pouco no departamento de produtividade.

 

Escolha no que focar

Use o Princípio de Pareto, ou a regra 80/20, para ajudá-lo a decidir onde se concentrar. De acordo com esse princípio, 80% de seus resultados podem ser atribuídos a 20% de sua contribuição. Por exemplo, digamos que 20% dos seus clientes geram 80% de suas vendas. Usando essa teoria, é melhor gastar tempo nessas poucas tarefas vitais (os 20%) do que nas mais triviais, a fim de maximizar nossa produção.

Muitas empresas de sucesso usam esse princípio para ajudá-las a se concentrar no que é importante. Warren Buffet atribui 90% de sua riqueza a 10 das empresas nas quais ele investiu. Quando se trata de produtividade, você tem muito tempo no dia. Então, concentre-se no que conta.

 

Livre-se das distrações

Estima-se que o trabalhador de escritório médio seja interrompido a cada 11 minutos, tornando quase impossível entrar nessa zona de trabalho profundo. Para ser produtivo, você precisa estabelecer alguns limites para poder realmente realizar as tarefas desejadas. Para ajudar a definir esses limites, certifique-se de comunicá-los claramente. Por exemplo, você pode colocar fones de ouvido para transmitir para outras pessoas que você está em um bloco de trabalho focado ou, se você trabalha em um cubículo, você pode virar as costas para o corredor principal.

 

Use a abordagem de tarefa em lote.

Essa abordagem envolve agrupar atividades semelhantes para maximizar sua energia e concentrar-se para obter o máximo de trabalho no menor tempo possível. Você pode agrupar tarefas por ação (tarefas repetitivas, como chamadas ou e-mail) ou contexto (tarefas de agrupamento por ferramentas necessárias, como escrever uma semana de conteúdo do blog). Quando agrupamos tarefas semelhantes, trabalhamos com a maneira como nossos cérebros funcionam. Estamos nos movendo com o nosso ritmo, então usamos nossa energia efetivamente.

 

Defina horas de negócios, não horas de disponibilidade.

Muitas pessoas acham útil trabalhar tarde da noite, mas se você estiver respondendo aos clientes às 23h da noite, isso não só não parece profissional, mas você também comunica a eles que você está sempre disponível. Quando você começa a responder a e-mails tarde da noite, sua disponibilidade se torna uma expectativa.

Não há problema em trabalhar à noite, mas agende e-mails durante o horário comercial publicado.

Shonda Rhimes, uma das produtoras de maior sucesso de Hollywood, usa uma aviso em sua assinatura de e-mail: “Não leio os e-mails de trabalho depois das 19h ou nos finais de semana. E se você trabalha para mim, posso sugerir que você coloque seu telefone.”

Lembre-se de que, quando não comunicamos nossos limites, acabamos sendo invadidos pelas demandas que os outros nos impõem.

 

Muitas vezes, estamos lutando para nos encaixar em sistemas que não funcionam para nós. É por isso que a técnica pode ter falhado com você no passado: as restrições rígidas de um sistema rígido, como a Técnica Pomodoro, não funcionam realmente para a vida real. A produtividade é algo que precisa ser personalizado para você, seus objetivos pessoais e a maneira como você quer viver. Usando essas técnicas, você pode maximizar sua produtividade de uma maneira que coloca sua vida e suas prioridades no centro.

 

Imagem cortesia: Pixabay