Prazos podem prejudicar a eficiência, criatividade e moral da equipe, mas a diminuição da pressão pode aumentar a produtividade.

 

Como o ator francês Molière disse com tanta sabedoria: as árvores que demoram a crescer produzem as melhores frutas.

Pegue a humilde oliveira, por exemplo, elas crescem até a maturidade plena lentamente, mas produzem algumas das frutas mais saborosas como resultado.

Preocupar-se com um prazo iminente e saber que você terá que trabalhar horas extras para concluí-lo não é muito inspirador. De fato, pesquisas mostram que prazos estressantes diminuem a produtividade a longo prazo e criam uma maneira errada de ver um problema. Afinal, “pressa irracional”, prosseguiu Molière, “é o caminho direto para o erro”.

 

Porque os “criadores” odeiam prazos.

Quando eu era programador, a pressão para entregar códigos e enviá-los rapidamente antes de grandes marcos consumirem minha existência era enorme. Qualquer pessoa que já tenha trabalhado no desenvolvimento de software provavelmente sabe do que estou falando. O estresse para realizar está fora dos padrões, e você não necessariamente sente que está produzindo seu melhor trabalho.

Mas não são apenas os programadores que detestam o prazo: jornalistas, designers e outros criadores estão muito familiarizados com o relógio.

Prazos difíceis podem ser incrivelmente destrutivos para a criatividade e a moral de uma equipe, levando até mesmo à procrastinação. E isso não termina aí – conheci muitas pessoas que passaram a temer os prazos e muitas vezes sacrificam sua própria saúde mental para enfrentá-los (o oposto absoluto da produtividade).

 

A ciência por trás da pressão versus produtividade.

Na maioria das vezes, os prazos são definidos por uma parte externa e não levam em conta todos os outros projetos que você tem em seu prato. Não é de admirar que os estudos os afirmem como uma das causas mais comuns de estresse no ambiente de trabalho.

A abordagem de um problema em um prazo estressante torna difícil pensar fora da caixa. Isso porque a pressão extrema do tempo nos torna ilusórios: você acha que está produzindo seu melhor trabalho quando, na realidade, é o oposto.

Prazos rígidos representam vários desafios em potencial:

Você perde ideias inovadoras: equipes que gastam todo o seu tempo lutando contra o relógio perdem a oportunidade de explorar um leque mais amplo de opções. A eliminação de prazos rígidos pode dar espaço para um pensamento não linear e uma melhor colaboração.

A pressão do tempo leva a um trabalho desleixado: os membros da equipe têm maior probabilidade de entregar no mínimo o que é esperado. Ao garantir que eles tenham tempo suficiente para concluir um projeto, você pode reduzir os erros que acabam custando tempo e dinheiro.

Estresse que é ruim para a saúde mental: manter a saúde de sua equipe é essencial para qualquer organização saudável. Uma grande parte disso significa estabelecer expectativas realistas e evitar as armadilhas da ansiedade do prazo final.

 

Uma maneira mais saudável de abordar prazos.

Alguma pressão pode ser útil quando se trata de foco. É por isso que temos essa adrenalina quando trabalhamos com prazos apertados. Mas isso não vai te levar tão longe. Em um artigo publicado no The Guardian, o autor Dean Burnett explica como funciona usando a lei Yerkes-Dodson como exemplo:

“Isso indica que o desempenho de uma pessoa aumenta à medida que a excitação aumenta, mas apenas até certo ponto, após o qual a performance começa a sofrer à medida que a pessoa fica sobrecarregada ou distraída.”

Há um mito que nos diz que quanto maior a agitação, mais competentes somos. Mas depois de lentamente desenvolver minha empresa com 130 funcionários e 4,5 milhões de usuários, aprendi algumas lições sobre paciência.

Aqui estão algumas das minhas lições sobre o aumento da produtividade, diminuindo a pressão:

 

Pare de atribuir prazos desnecessários.

Administrar um negócio não é fácil e muitas vezes podemos nos sentir pressionados quando se trata de atribuir prazos às equipes; mesmo quando não precisamos. E se você levar em conta a lei Yerkes-Dodson, poderá ver como as desvantagens superam os benefícios. Quando você está decidindo se um prazo é necessário, pergunte a si mesmo: “esta atividade é de baixa prioridade?” Se a resposta for sim, considere dar aos membros da equipe alguma margem de manobra evitando ser excessivamente específico sobre uma data.

Deixe que os membros da equipe definam seus próprios mini- prazos. Se você estiver enfrentando um grande projeto e tiver pouco espaço de manobra, permitir que as equipes definam seus próprios prazos intermediários pode ajudar a criar uma sensação de impulso e manter seu foco sob controle. Lembre-se: grandes jogadores trabalham bem com metas alcançáveis.

 

Os gerentes devem ajustar as políticas aos membros individuais da equipe.

Entender as necessidades exclusivas de cada membro da equipe requer habilidade. Reunir informações é inestimável para aprender como cada uma funciona melhor. Algumas pessoas precisam de muita motivação e frequentes check-ins; outros precisam de menos atenção. Costumo fazer questão de consultar os membros da equipe sobre grandes decisões e prestar atenção às suas respostas. Isso me permite avaliar suas necessidades e ajustar as metas de desempenho para cada membro individual.

 

Faça planos de contingência.

Como diz o velho ditado: “Espere pelo melhor, mas prepare-se para o pior”. Assumir que os membros da equipe se atrasarão pode ajudar você a criar uma estratégia no caso de os projetos não serem entregues no prazo. Sempre defina um prazo pessoal antes da data real de quando você precisa de um projeto. Isso lhe dá algum tempo extra para evitar estresse desnecessário.

 

Imagem cortesia: Pixabay