Seja mais produtivo usando estes truques.

 

Ping, ding, clickety-clack e swoosh. Então repita: novamente, e novamente, e novamente. Soa familiar? Deveria. De acordo com um estudo da McKinsey, 28% da média da semana de trabalho é gasto respondendo e-mails. Da mesma forma, outros 19% são gastos coletando informações e dados e 14% em comunicação e colaboração, deixando apenas 39% gastos na atividade específica de uma pessoa. Talvez você possa se relacionar com isso. Eu certamente posso.

Como profissional de marketing, muitas vezes me pego puxando dados de diferentes ferramentas e criando relatórios que são então enviados às partes interessadas antes mesmo que eu tenha a chance de continuar com meu próprio trabalho. É mundano e repetitivo, mas também é importante. E na minha busca interminável de me tornar mais produtivo (e talvez menos frustrado), fui encaminhado para Ross Jenkins, fundador da DigitalMe, líder em automação. Ele se concentra principalmente em ajudar as equipes executivas a melhorar seus fluxos de trabalho e processos de tomada de decisão utilizando a automação.

A decisão de automatizar tarefas não se baseia apenas no desejo de executar tarefas repetitivas e liberar tempo, mas de fato para melhorar a confiabilidade e remover o erro humano da equação. Do simples ao avançado, há muito por aí que você pode automatizar para tornar seu dia um pouco mais produtivo.

Aqui estão algumas das maneiras pelas quais você pode começar a automatizar suas tarefas mais repetitivas.

 

Automatize seus e-mails

 

Segundo Jenkins, o e-mail é uma das tarefas mais fáceis de automatizar, e que podem ter efeitos poderosos em sua produtividade. Simplesmente introduzindo filtros para compartimentar sua caixa de entrada, você pode priorizar o que precisa ser lido e o que precisa ser deixado para mais tarde. Por exemplo, ao canalizar e-mails de domínios listados em uma pasta e domínios desconhecidos em outra, você verá rapidamente os benefícios de uma caixa de entrada menos caótica.

Jenkins me explicou como você pode dar um passo adiante automatizando também as respostas mais frequentes por e-mail. Usando filtros avançados e, em seguida, gerenciando isso por meio de software de automação como o Zapier, você pode gerar respostas automáticas para as perguntas mais frequentes. Da mesma forma, usando um software de agendamento de calendário, como o Calendly, você pode configurar respostas automáticas para solicitações de agendamento, oferecendo às pessoas a capacidade de reservar um horário diretamente no seu calendário. Você também pode vincular uma ferramenta de lista de tarefas, como Todist, com seu e-mail, para que os e-mails com estrela sejam automaticamente adicionados à sua lista de tarefas ou até ao seu CRM (por exemplo, HubSpot), garantindo que você nunca se esqueça de responder a uma pergunta importante.

 

Automatizando a coleta de dados e informações

 

Jenkins explicou uma situação em que ele estava ajudando uma equipe executiva a automatizar o acesso às estatísticas mais importantes e garantir que isso estivesse disponível para aqueles que precisavam vê-las. Nesse caso específico, ele configurou painéis personalizados para visualizar estatísticas extraídas diretamente do HubSpot. Você pode fazer o mesmo usando ferramentas de visualização como o Google Data Studio, uma ferramenta gratuita que pode ser facilmente integrada ao seu CRM, planilhas ou bancos de dados. Eles então receberam e-mails de notificação automática enviados a investidores e partes interessadas internas, com links para os painéis mais atualizados.

Segundo Jenkins, simplesmente automatizando uma tarefa repetitiva como essa, ele ajudou a empresa a economizar horas de funcionários na coleta e compilação das informações, mas também ajudou o CEO a introduzir melhor transparência entre as partes interessadas, externas e internas.

 

Automatizando o gerenciamento de marketing e de vendas

 

Isso foi particularmente interessante para mim como profissional de marketing. Enquanto uma parte principal do meu papel como profissional é utilizar a automação de marketing para proporcionar aos líderes uma ótima experiência por meio de campanhas automatizadas de e-mail, redirecionamento de anúncios e experiências no local, uma parte secundária do meu papel é liderança interna. Por exemplo, como os leads são pontuados e gerenciados entre os departamentos de marketing e vendas. Esta é uma área com tremenda oportunidade para automação.

Automatizar o gerenciamento de leads, como a transferência do marketing para as vendas, uma vez que o lead se tornou um lead qualificado em marketing, envolve garantir que os gerentes de vendas estejam cientes do lead e tomem providências. Embora CRMs como o HubSpot sejam ótimos para sintetizar todos os dados desse lead, Jenkins usa a automação para notificar os representantes de vendas com informações críticas e oportunas sobre o lead, mas também para enviar informações ao departamento de marketing sobre a qualidade do lead e o resultado das chamadas de vendas, que são tratadas no HubSpot. Tudo isso é compilado em dados agregados para a gerência sênior, usando práticas semelhantes às descritas acima.

 

Ao concluir nossa discussão, Jenkins me explica como a automação está se tornando parte integrante das empresas, até os processos de tomada de decisão. Com o desenvolvimento da inteligência artificial, os líderes empresariais estão utilizando essa tecnologia para tomar decisões imediatas e inteligentes com base em conjuntos de dados complexos, removendo erros humanos. Isso se estende ao cliente, em áreas como atendimento ao cliente, onde os agentes de atendimento são complementados por poderosas recomendações de IA, fornecendo orientações precisas para a solução de problemas do cliente.

Os executivos também estão alavancando a IA ao tomar decisões estratégicas. Ao automatizar o processo de tomada de decisão com resultados de probabilidade liderados pela IA, os líderes também são capazes de remover o erro humano das decisões estratégicas. A automação está se tornando uma parte verdadeiramente integrante do cenário de negócios.

 

Imagem cortesia: Pixabay