Este é um momento que você sempre teme. Alguém – seu empregado, seu parceiro, seu filho ou mesmo um fornecedor – não conseguiu cumprir um compromisso com você ou teve um desempenho ruim. Agora você deve dar a essa pessoa feedback negativo. Seu objetivo é evitar uma repetição de tudo o que deu errado. Seu medo é que você acabará danificando o relacionamento e terá um problema ainda maior do que antes.

Dar a alguém um feedback efetivo é uma das coisas mais difíceis de fazer. Ou as pessoas têm medo de ferir ou magoar o colaborador, ou fazem de forma tão agressiva que podem constranger. É preciso foco e compromisso para aprender a dar um feedback negativo. Não é fácil.

Pode não ser fácil, mas, infelizmente, dar feedback também não é algo evitável. Por isso, vale a pena fazer o esforço para ficar bem nisso. Essas dicas podem ajudá-lo a começar:

 

  1. Não faça isso muito cedo ou muito tarde.

 

Quanto tempo depois de surgir um problema você deve dar feedback? Isso depende, em parte, do seu próprio estado mental. Dependendo de suas reações, talvez seja melhor dormir uma noite antes de realmente dar o feedback. Se você for mais contido, talvez não precise aguardar. É importante equilibrar: se você é do tipo que pessoa que precisa contar para 10 ou fazer uma pausa, então fale apenas um tanto depois do ocorrido.

 

  1. Peça permissão primeiro.

 

Comece pedindo permissão para dar o feedback. Algumas vezes, começar com um “posso compartilhar uma observação?” ou “podemos falar sobre o que aconteceu na reunião?” pode ser uma ótima estratégia para primeiramente perceber se a pessoa em questão está aberta a ouvir sua opinião a respeito do fato ocorrido.

E se você pedir feedback e a outra pessoa diz que não? Então, apenas se contenha. A razão pela qual você dá feedback é criar mudanças de comportamento. Esse é o único motivo. Você não pode treinar alguém que não é treinável.

 

  1. Compartilhe sua compreensão da situação e peça a do outro.

 

Como a pessoa que inicia o feedback, você sempre vai dar sua opinião primeiro. É importante que, além de expressar seu ponto, ouvir o outro. Ou seja, vale a pena terminar suas ponderações com: “então eu estou me perguntando o que aconteceu. Isso foi isso para você?”

 

  1. Diga como o comportamento da pessoa fez você se sentir.

 

É importante incluir em sua conversa, não apenas o impacto para a empresa, mas também de que forma isto afetou você pessoalmente. Isso pode ser uma surpresa para alguns profissionais que tentam cuidadosamente não inserir seus próprios sentimentos em conversas de feedback negativo, mas expressar como as ações de alguém o fizeram sentir pode ser uma parte importante do coaching dessa pessoa.

 

  1. Explique quais as consequências que o fato teve.

 

É importante dizer aos outros que suas ações (ou falta de ações) tiveram consequências, e deixar claro exatamente quais foram essas consequências. A outra pessoa pode não estar ciente dos resultados de sua falha.

 

  1. Pergunte como as coisas podem ser feitas diferentes na próxima vez.

 

Você provavelmente sabe exatamente o que a outra pessoa deve fazer para corrigir o problema no futuro. Mas resista à tentação de dizer, pelo menos no início. Comece dizendo:  “Eu gostaria que isso fosse diferente na próxima vez”.

A razão é que a pessoa que receber o feedback pode encontrar a mesma solução que você propõe, e será muito mais eficiente se a pessoa desenvolver uma solução por conta própria.

 

  1. Firme um compromisso específico.

 

Uma vez que você concordou com o resultado obtido na conversa, firme um compromisso futuro, de forma a evitar que o problema se repita. Se em alguma dessas ações puderes ter um prazo para isso, defina com seu colaborador o novo prazo para finalizar a tarefa, e desta forma, defina algo concreto.

 

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