Mais e mais empresas estão abolindo o uso de papel. A tecnologia deu-nos as ferramentas que nós precisamos para passar de armários e arquivos transbordando por papéis para um formato digital organizado. Mas isso não significa que abolir o uso do papel é fácil de fazer, ou que é a decisão certa para toda pequena empresa.

Aqui está um olhar para os prós e contras de um escritório sem papel para ajudá-lo a decidir se abolir o papel é uma decisão inteligente para o seu pequeno negócio.

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Os prós de um escritório sem papel

  1. Ambiental

O papel responde por 25% dos resíduos de aterros sanitários, e se em um país como os Estados Unidos cortasse o uso de papel em escritórios em apenas 10%, isso evitaria a emissão de 1,6 milhão de toneladas de gases causadores do efeito estufa. E isso é apenas para papel, não tendo em conta a produção e eliminação de cartuchos de tinta e a energia utilizada pelas impressoras. Abolir o papel é uma decisão ambientalmente consciente.

  1. Custo Efetivo

Assim como há benefícios de um escritório sem papel para o meio ambiente, há também benefícios para o orçamento de pequenas empresas. Pense sobre o quanto você gasta cada mês em papel, tinta, correspondência e outros suprimentos que suportam um escritório que faz uso de papel. Em seguida, considere o espaço necessário para armazenar todos os seus suprimentos físicos e documentos reais. Pode ser bastante caro. Ao longo do tempo, trabalhar sem papel pode resultar em grandes economias para o seu pequeno negócio.

  1. Fácil acesso

Uma empresa sem papel significa que todos os seus documentos importantes terão de ser digitalizados. Você pode enviá-los para um sistema de armazenamento em nuvem ou acessá-los por meio de um aplicativo de área de trabalho remota, oferecendo a capacidade de trabalhar em um escritório móvel ou em qualquer outro local e manter-se produtivo.

  1. Organização de arquivo

Se você já perdeu tempo se procurando um documento em um armário de arquivo desorganizado ou pilhas de papel para encontrar o que você está procurando, você sabe como documentos de papel podem ser complicados de se gerenciar.

Quando você cria um escritório sem papel, você cria um sistema de arquivos digitais que é mais fácil de organizar, pesquisar e ajustar ao longo do tempo. Isso faz com que o que foi uma vez um processo doloroso para encontrar um documento torna-se tão fácil como realizar uma pesquisa digital.

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Os contras de um escritório sem papel

  1. Falhas do sistema

Arquivos digitais podem ser de mais rápido acesso, mas também significa perda rápida. Considere o que aconteceria com todos os seus documentos comerciais que são salvos localmente em seu computador se o sistema falhar. Você poderia perder tudo.  É importante para cada pequena empresa, e particularmente aqueles que são sem papel, ter um sistema para fazer backup e proteger dados fora do local.

  1. Segurança

Arquivos digitais não podem ser protegidos por um cadeado em um armário de arquivos ou pela porta do escritório, por isso a segurança dos documentos e informações sensíveis é uma preocupação séria para escritórios sem papel. As soluções incluem criptografia, servidores locais e acesso restrito, todos os quais têm seus próprios custos e benefícios. Além disso, é importante considerar a natureza de algumas empresas e a sensibilidade dos materiais manipulados diariamente (pense em seu contador), antes de simplesmente abolir o uso do papel.

  1. Processos de renovação

Parte da transição para um escritório sem papel envolve rever todos os seus processos de operações atuais e encontrar alternativas adequadas.

Por exemplo, talvez seja necessário começar a usar um serviço de assinatura eletrônica, serviços de faturamento e pagamento on-line e outros aplicativos que substituem a necessidade de documentos físicos. Todo o seu pessoal também terá de ser treinado no novo sistema, uma vez que ele seja implementado.

  1. Tempo Intensivo

Abolir o papel não é um processo que acontece do dia pra noite; Há uma série de fatores a considerar. Leva tempo para considerar todas as implicações de deixar o mundo do papel para trás, então avalie quanto tempo você precisará para implementar todas as mudanças em suas operações que suportam funcionar sem papel.

 

A decisão de abolir o papel é uma que varia de negócio para negócio, e certamente não é uma decisão universal que é certo para cada empresa. A parte mais importante de tomar a decisão é fazendo uma pesquisa para que você possa decidir se os benefícios superam os desafios.

Em seguida, criar um processo sistemático que não só irá permitir-lhe os benefícios, mas também ajudar a melhorar a sua produtividade ao mesmo tempo.