Definir limites é a chave para manter seu calendário sob controle.

 

Você pode não perceber, mas seus hábitos de calendário podem aumentar ou arruinar seu sucesso e sua produtividade. Isso ocorre porque, sem o gerenciamento adequado da agenda, você não consegue ser tão focado e produtivo quanto deveria.

Com isso em mente, aqui estão cinco maneiras pelas quais você pode se tornar mestre de seu calendário.

 

  1. Consolidar

Quando se trata de calendários, todos nós temos nossas próprias preferências. Algumas pessoas ainda contam com uma agenda de papel. Outros aproveitam ao máximo os calendários de parede gigantes. E há pessoas que não podem viver sem um aplicativo de calendário online.

Não há calendário certo ou errado, desde que isso o mantenha organizado e produtivo. Você normalmente será capaz de encontrar um que seja bom para você.

O problema é que, com alguns calendários, você pode sentir que há muitas opções. Talvez você tenha um compromisso anotado em sua agenda e outro que tenha sido adicionado automaticamente à sua agenda online. Como resultado, você fica facilmente confuso e começa a fazer uma reserva dupla.

Para gerenciar seu tempo como um profissional, consolide tudo em apenas um calendário. Desta forma, você tem tudo em um único local.

O mesmo acontece com todo o seu kit de ferramentas de produtividade. Quanto menos, melhor.

Eu uso um calendário (Google Calendar), um gerenciador de tarefas (Wunderlist) e um caderno. No entanto, comecei a experimentar o uso de marcadores únicos para limitar ainda mais as minhas ferramentas de produtividade. Dessa forma, não estou alternando entre minhas agendas, listas de tarefas e anotações.

 

  1. Crie uma rotina.

Antes de ir para a cama todas as noites, tenho uma ideia clara de como será o meu dia de amanhã. Eu tenho pelo menos um entendimento geral sobre como será a próxima semana, mês e até mesmo o próximo ano. O motivo? Eu uso meu calendário online para criar e manter uma rotina diária.

No meu calendário, tenho blocos de tempo específicos reservados para atividades específicas. Eu já conheço minha rotina antecipadamente. Isso mantém meu calendário organizado e também garante que continuo produtivo porque, se não for planejado, não o faço.

 

  1. Agrupe atividades semelhantes em blocos.

Quantas vezes você esteva no meio de um projeto e teve que parar porque precisava participar de uma reunião ou responder a um e-mail? Isso definitivamente dificulta sua produtividade. É porque, quando somos interrompidos, demora cerca de 25 minutos para retomar a tarefa.

Para ter certeza de que você está no caminho certo, pare a multitarefa e comece a tarefa única:

  • Faça o agendamento e agrupamento de atividades semelhantes juntas, também conhecidas como blocos. Isso ajuda você a entrar em um estado de fluxo, reduz o estresse, economiza tempo e mantém o foco e a energia, pois você não está alternando entre as tarefas. Por exemplo, bloqueie um horário específico em sua agenda para responder a e-mails e outro bloco para trabalhos em que você não pode ser perturbado.
  • Agende reuniões similares no mesmo dia para que você permaneça nesse fluxo. Além disso, a informação ainda está fresca em sua mente.
  • Programe blocos de tempo livre, bem como blocos para descanso e almoço. Isso lhe dá a chance de descansar, reorientar e recarregar para poder passar o resto do dia.

 

  1. Otimize o tempo para várias reuniões.

Sempre que você agenda uma reunião, o padrão é sempre uma hora no calendário online. O problema é que você não precisa reservar muito tempo para cada reunião.

Por exemplo, para uma reunião introdutória, agende uma ligação telefônica de dez minutos. Desta forma, você pode ir direto ao ponto. Mais importante, se você acha que o relacionamento não é benéfico, você só usou dez minutos do seu dia. Se você já conhece a pessoa, separe 45 minutos, juntamente com 15 minutos de viagem para encontra-los em uma cafeteria próxima.

Antes de definir uma reunião, determine qual o bloco de tempo ideal que deve ser reservado. Dessa forma, você só planeja a quantidade adequada de tempo em sua programação para a reunião.

 

  1. Elimine os compromissos consecutivos

Falando de reuniões – pare de agendar esses compromissos consecutivos. Essa é uma maneira infalível de garantir que você chegará atrasado para sua segunda reunião. Isso ocorre porque algumas reuniões são mais demoradas do que o esperado, você precisa de vários minutos para se preparar ou fica preso no trânsito.

Eu tento ter pelo menos 15 minutos de intervalo entre as reuniões – 30 se for para um local diferente. Isso me dá uma chance de recuperar o fôlego, focar novamente e garantir que nunca chegue atrasado a uma reunião.

 

Seguindo essas dicas simples, você vai conseguir otimizar seu tempo de forma muito mais eficiente.

 

Imagem cortesia: Pixabay